Dalam sebuah acara perusahaan, merchandise sering kali menjadi salah satu elemen penting yang tidak boleh dilewatkan. Selain berfungsi sebagai bentuk apresiasi kepada peserta, klien, maupun karyawan, merchandise juga memiliki peran besar sebagai media branding yang memperkenalkan identitas perusahaan.

Namun, masih banyak perusahaan yang melakukan pemesanan souvenir ketika waktu acara sudah sangat dekat. Akibatnya, berbagai kendala dapat terjadi, mulai dari proses desain yang terburu-buru, pilihan produk yang terbatas, hasil produksi yang tidak sesuai ekspektasi, hingga risiko keterlambatan pengiriman.

Padahal, pengadaan merchandise perusahaan membutuhkan proses yang cukup panjang agar hasil akhirnya dapat memberikan nilai maksimal. Mulai dari menentukan konsep, memilih produk, membuat desain, menentukan metode branding, hingga memastikan kualitas produksi, seluruh tahap tersebut perlu dipersiapkan dengan baik.

Untuk membantu perusahaan menghindari kesalahan saat melakukan pemesanan, berikut daftar periksa barang dagangan perusahaan yang dapat digunakan sebagai panduan sebelum memulai proses produksi.

1. Tentukan Tujuan Merchandise Perusahaan

Langkah pertama dalam pengadaan merchandise adalah menentukan tujuan utama dari produk tersebut. Setiap acara memiliki kebutuhan yang berbeda sehingga jenis merchandise yang dipilih juga harus disesuaikan.

Apakah merchandise tersebut ditujukan sebagai hadiah untuk klien? Souvenir seminar? Apresiasi karyawan? Atau sebagai media promosi perusahaan?

Menentukan tujuan sejak awal akan membantu perusahaan memilih produk yang tepat. Misalnya, untuk acara seminar, produk seperti notebook, pulpen, atau tote bag dapat menjadi pilihan karena memiliki fungsi praktis bagi peserta. Sementara itu, untuk hadiah kepada klien atau mitra bisnis, produk premium seperti tumbler stainless, gift set, atau tas eksklusif dapat memberikan kesan yang lebih profesional.

Dengan tujuan yang jelas, perusahaan dapat memastikan bahwa merchandise tidak hanya menarik, tetapi juga memiliki manfaat bagi penerimanya.

2. Tentukan Target Penerima Merchandise

Selain tujuan, perusahaan juga perlu memahami siapa yang akan menerima merchandise tersebut.

Karakteristik penerima akan memengaruhi pemilihan produk, desain, hingga tingkat eksklusivitas yang diperlukan. Merchandise untuk karyawan internal tentu memiliki pendekatan yang berbeda dengan merchandise untuk pelanggan atau pejabat perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Usia dan karakter penerima.
• Kebutuhan sehari-hari.
• Lingkungan penggunaan produk.
• Kesan yang ingin dibangun perusahaan.

Sebagai contoh, merchandise untuk pekerja kantoran dapat berupa notebook, tumbler, atau card holder karena sesuai dengan aktivitas profesional. Sedangkan merchandise untuk acara outdoor dapat menggunakan produk seperti topi, tote bag, atau payung.

Memahami target penerima akan membantu perusahaan memilih produk yang lebih relevan dan memiliki peluang penggunaan lebih lama.

3. Sesuaikan Produk dengan Anggaran

Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam pengadaan merchandise adalah menentukan produk tanpa mempertimbangkan anggaran sejak awal.

Padahal, setiap jenis produk memiliki variasi harga yang dipengaruhi oleh material, jumlah pesanan, metode branding, hingga tingkat customisasi.

Dengan menentukan anggaran terlebih dahulu, perusahaan dapat lebih mudah memilih produk yang sesuai tanpa harus melakukan banyak perubahan di tengah proses produksi.

Perlu diingat bahwa merchandise berkualitas tidak selalu berarti harus memiliki harga paling mahal. Produk sederhana namun memiliki fungsi tinggi dan desain yang baik sering kali memberikan dampak branding yang lebih efektif.

Kunci utamanya adalah menyesuaikan antara kualitas produk, kebutuhan penerima, dan tujuan branding perusahaan.

4. Pilih Metode Branding yang Tepat

Logo perusahaan merupakan elemen utama yang akan memperkuat identitas pada merchandise. Oleh karena itu, pemilihan metode branding harus disesuaikan dengan jenis produk dan material yang digunakan.

Beberapa metode branding yang umum digunakan antara lain:

Printing
Cocok untuk produk dengan desain berwarna seperti tote bag, pouch, tumbler, atau notebook. Teknik ini memungkinkan penggunaan berbagai kombinasi warna dan detail desain.

Bordir
Memberikan kesan premium dan elegan, biasanya digunakan pada produk berbahan kain seperti pakaian, topi, atau tas.

Laser Engraving
Menghasilkan tampilan yang rapi dan eksklusif pada material seperti logam, kayu, atau kulit sintetis.

Pemilihan metode branding yang tepat akan membuat logo terlihat lebih profesional, tahan lama, dan sesuai dengan karakter produk.

5. Minta Mockup Desain Sebelum Produksi

Sebelum merchandise masuk ke tahap produksi, pastikan perusahaan meminta mockup desain terlebih dahulu.

Mockup membantu memberikan gambaran mengenai tampilan produk setelah logo dan elemen visual lainnya diaplikasikan. Melalui tahap ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap:

• Ukuran logo.
• Posisi desain.
• Kombinasi warna.
• Kesesuaian dengan identitas brand.

Jika terdapat bagian yang kurang sesuai, revisi masih dapat dilakukan sebelum produksi dimulai.

Tahap mockup sangat penting karena dapat mengurangi risiko kesalahan dalam jumlah produksi besar. Perubahan kecil pada tahap desain tentu jauh lebih mudah dibandingkan memperbaiki produk yang sudah selesai dibuat.

6. Pastikan Produksi Berjalan Sesuai Jadwal

Timeline produksi menjadi salah satu faktor penting yang sering terabaikan. Banyak perusahaan baru menyadari pentingnya jadwal ketika waktu acara sudah semakin dekat.

Sebelum melakukan pemesanan, pastikan perusahaan telah berdiskusi dengan vendor mengenai estimasi waktu pengerjaan, mulai dari proses desain, revisi, produksi, quality control, hingga pengiriman.

Idealnya, pemesanan merchandise dilakukan beberapa minggu sebelum acara agar terdapat waktu cadangan apabila terjadi kendala.

Dengan perencanaan yang baik, perusahaan tidak perlu terburu-buru dalam mengambil keputusan dan dapat memastikan merchandise tiba tepat waktu.

Kesimpulan

Pengadaan merchandise perusahaan membutuhkan perencanaan yang matang agar hasil akhirnya sesuai dengan kebutuhan dan tujuan branding. Dengan menggunakan daftar periksa barang dagangan perusahaan, proses pemilihan hingga produksi dapat berjalan lebih terarah dan minim kesalahan.

Mulai dari menentukan tujuan merchandise, memahami target penerima, menyesuaikan anggaran, memilih metode branding, meminta mockup desain, hingga memastikan jadwal produksi berjalan sesuai rencana merupakan langkah penting yang tidak boleh dilewatkan.

Merchandise yang dirancang dengan baik bukan hanya menjadi souvenir, tetapi juga dapat menjadi media branding yang efektif untuk memperkuat citra perusahaan. Bersama Troole Merchandise, perusahaan dapat menghadirkan produk custom berkualitas yang dirancang sesuai kebutuhan, mulai dari konsep hingga siap digunakan dalam berbagai acara profesional.