Hindari kesalahan saat memesan barang dagangan perusahaan agar anggaran tidak terbuang sia-sia. Simak 7 kesalahan yang sering terjadi beserta cara menghindarinya.

Merchandise telah menjadi salah satu media promosi yang efektif untuk memperkenalkan identitas perusahaan sekaligus memperkuat hubungan dengan pelanggan, mitra bisnis, maupun karyawan. Mulai dari seminar kit, corporate gift, hingga perlengkapan onboarding, barang dagangan perusahaan yang dirancang dengan baik dapat memberikan kesan profesional dan meningkatkan brand awareness.

Namun, tidak sedikit perusahaan yang melakukan kesalahan saat memesan merchandise. Kesalahan tersebut sering kali mengakibatkan pembengkakan biaya, hasil produk yang tidak sesuai harapan, hingga keterlambatan distribusi untuk acara penting. Padahal, dengan perencanaan yang matang, proses pengadaan merchandise dapat berjalan lebih efektif dan memberikan hasil yang maksimal.

Berikut tujuh kesalahan yang paling sering dilakukan perusahaan saat memesan merchandise beserta cara menghindarinya.

1. Memesan Terlalu Mendekati Jadwal Acara

Salah satu kesalahan paling umum adalah melakukan pemesanan terlalu dekat dengan tanggal pelaksanaan acara. Banyak perusahaan baru mulai mencari vendor ketika seminar, pameran, gathering, atau peluncuran produk tinggal beberapa hari lagi.

Padahal, proses pembuatan merchandise membutuhkan beberapa tahapan, mulai dari konsultasi, desain, revisi, pembuatan sampel, produksi massal, quality control, hingga pengiriman. Semakin mepet waktu yang tersedia, semakin besar risiko terjadinya kesalahan produksi atau keterlambatan pengiriman.

Idealnya, perusahaan mulai merencanakan kebutuhan merchandise beberapa minggu bahkan beberapa bulan sebelum acara berlangsung, terutama jika jumlah pesanan cukup besar atau membutuhkan desain khusus.

2. Tidak Menentukan Target Penerima

Kesalahan berikutnya adalah memesan merchandise tanpa mengetahui siapa yang akan menerimanya. Padahal, kebutuhan merchandise untuk pelanggan tentu berbeda dengan merchandise untuk karyawan, mitra bisnis, atau peserta seminar.

Misalnya, hadiah untuk klien premium sebaiknya menggunakan produk eksklusif seperti gift set, tumbler premium, atau notebook berkualitas tinggi. Sementara itu, merchandise untuk seminar lebih cocok berupa tote bag, pulpen, notes, atau pouch yang praktis digunakan.

Menentukan target penerima sejak awal akan membantu perusahaan memilih produk yang lebih relevan sehingga manfaatnya dapat dirasakan secara maksimal.

3. Menggunakan Logo yang Terlalu Besar

Banyak perusahaan beranggapan bahwa semakin besar ukuran logo, semakin efektif pula media promosi yang dihasilkan. Faktanya, konsep tersebut tidak selalu benar.

Logo yang terlalu besar justru dapat membuat merchandise terlihat kurang elegan dan terkesan seperti media iklan. Akibatnya, penerima menjadi kurang nyaman menggunakan produk tersebut dalam kehidupan sehari-hari.

Sebaliknya, desain yang sederhana dan profesional justru lebih menarik. Penempatan logo yang proporsional dipadukan dengan warna serta desain yang sesuai identitas perusahaan akan menghasilkan merchandise yang lebih berkelas dan sering digunakan.

Semakin sering merchandise digunakan, semakin besar pula peluang merek perusahaan dikenal oleh lebih banyak orang.

4. Tidak Meminta Sampel Produk

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah langsung melakukan produksi massal tanpa meminta sampel terlebih dahulu. Langkah ini memang dapat menghemat waktu di awal, tetapi berisiko menimbulkan kerugian yang jauh lebih besar apabila hasil produksi tidak sesuai harapan.

Melalui sampel, perusahaan dapat mengevaluasi kualitas bahan, ketajaman hasil cetak, warna logo, ukuran produk, hingga fungsi merchandise secara keseluruhan. Jika ditemukan kekurangan, revisi masih dapat dilakukan sebelum seluruh pesanan diproduksi.

Meminta sampel merupakan langkah penting untuk memastikan bahwa produk akhir benar-benar sesuai dengan standar kualitas perusahaan.

5. Memilih Produk yang Kurang Bermanfaat

Merchandise yang baik bukan hanya menarik secara visual, tetapi juga memiliki fungsi yang jelas bagi penerimanya. Sayangnya, masih banyak perusahaan memilih produk hanya berdasarkan harga murah tanpa mempertimbangkan manfaatnya.

Produk yang jarang digunakan akan lebih cepat terlupakan dan tidak memberikan dampak branding yang maksimal. Sebaliknya, merchandise yang memiliki nilai guna tinggi akan digunakan berulang kali sehingga logo perusahaan lebih sering terlihat.

Beberapa pilihan merchandise yang banyak diminati antara lain tumbler, notebook, tote bag, laptop sleeve, payung, pouch multifungsi, hingga alat tulis premium. Produk-produk tersebut memiliki manfaat dalam aktivitas sehari-hari sehingga mampu memperpanjang eksposur merek perusahaan.

6. Tidak Menjelaskan Jadwal Pengiriman dengan Jelas

Komunikasi mengenai waktu pengiriman sering kali dianggap sebagai hal yang sederhana, padahal aspek ini sangat menentukan kelancaran sebuah acara.

Beberapa perusahaan hanya menyampaikan tanggal acara tanpa menjelaskan kapan merchandise harus diterima. Akibatnya, terjadi perbedaan persepsi antara pihak pemesan dan vendor mengenai jadwal produksi maupun pengiriman.

Untuk menghindari hal tersebut, pastikan seluruh timeline disepakati sejak awal. Mulai dari jadwal persetujuan desain, pembuatan sampel, produksi, quality control, hingga estimasi barang diterima di lokasi tujuan.

Komunikasi yang jelas akan membantu kedua belah pihak bekerja lebih efektif sekaligus meminimalkan risiko keterlambatan.

7. Tidak Memilih Vendor yang Berpengalaman

Harga murah memang sering menjadi pertimbangan utama dalam memilih vendor merchandise. Namun, keputusan tersebut sebaiknya tidak hanya didasarkan pada biaya produksi.

Vendor yang berpengalaman umumnya memiliki sistem kerja yang lebih rapi, tim desain yang profesional, kapasitas produksi yang memadai, serta standar quality control yang lebih baik. Mereka juga mampu memberikan rekomendasi produk sesuai kebutuhan dan anggaran perusahaan.

Selain itu, vendor berpengalaman biasanya telah menangani berbagai jenis proyek sehingga lebih siap menghadapi tantangan selama proses produksi.

Memilih vendor yang tepat bukan hanya mengurangi risiko kesalahan, tetapi juga membantu perusahaan memperoleh hasil merchandise yang berkualitas dan sesuai dengan identitas merek.

Kesimpulan

Pengadaan barang dagangan perusahaan memerlukan perencanaan yang matang agar hasilnya sesuai dengan tujuan branding yang ingin dicapai. Mulai dari menentukan target penerima, memilih produk yang bermanfaat, memastikan desain yang menarik, hingga menyusun jadwal produksi dan pengiriman secara jelas, setiap tahap memiliki peran penting dalam keberhasilan sebuah proyek merchandise.

Kesalahan-kesalahan seperti memesan terlalu mendekati acara, tidak meminta sampel, atau memilih vendor tanpa pengalaman dapat menyebabkan pemborosan anggaran dan menurunkan kualitas hasil akhir.

Oleh karena itu, bekerja sama dengan vendor merchandise yang berpengalaman merupakan investasi yang tepat. Vendor profesional tidak hanya membantu proses produksi, tetapi juga memberikan konsultasi mengenai pemilihan produk, pengembangan desain, pembuatan sampel, quality control, hingga memastikan setiap pesanan selesai tepat waktu. Dengan dukungan tersebut, perusahaan dapat memperoleh merchandise yang berkualitas, fungsional, dan mampu memberikan kesan positif bagi setiap penerimanya.