Menentukan jumlah merchandise untuk sebuah acara perusahaan terlihat sederhana. Panitia hanya perlu mengetahui jumlah peserta, kemudian memesan merchandise sesuai angka tersebut. Namun, dalam praktiknya, perhitungan tidak selalu sesederhana itu.

Jumlah peserta dapat berubah menjelang acara. Ada peserta yang membatalkan kehadiran, ada pendaftaran tambahan, dan terkadang terdapat pihak lain seperti pembicara, panitia, tamu VIP, atau partner yang juga perlu mendapatkan merchandise.

Jika jumlah pesanan terlalu sedikit, panitia dapat kesulitan ketika ada peserta tambahan. Sebaliknya, memesan terlalu banyak dapat membuat anggaran membengkak dan meninggalkan stok yang belum tentu digunakan kembali.

Karena itu, perusahaan perlu menggunakan perhitungan yang lebih realistis sebelum melakukan pemesanan. Berikut beberapa langkah yang dapat digunakan untuk menentukan jumlah merchandise secara lebih efektif.

Mulai dari Data Peserta

Langkah pertama adalah menentukan jumlah penerima berdasarkan data peserta yang paling akurat.

Jika acara menggunakan sistem pendaftaran, gunakan jumlah peserta yang sudah melakukan registrasi sebagai dasar perhitungan. Sementara itu, jika acara menggunakan undangan, perusahaan dapat menggunakan jumlah undangan yang dikonfirmasi sebagai acuan.

Sebagai contoh, sebuah seminar memiliki 150 peserta yang sudah terdaftar. Angka 150 dapat menjadi dasar awal untuk menentukan kebutuhan merchandise.

Namun, jangan langsung memesan tepat 150 produk. Jumlah tersebut belum memperhitungkan kemungkinan perubahan peserta maupun kebutuhan pihak lain yang terlibat dalam acara.

Data peserta juga sebaiknya diperbarui mendekati hari produksi. Jika jumlah peserta berubah secara signifikan, perusahaan masih dapat menyesuaikan jumlah pesanan selama proses produksi memungkinkan.

Tambahkan Jumlah Cadangan

Setelah mengetahui jumlah peserta, langkah berikutnya adalah menambahkan merchandise cadangan atau buffer.

Sebagai contoh:

150 peserta + 10% cadangan = 165 merchandise.

Cadangan tersebut dapat digunakan apabila terdapat peserta tambahan, tamu yang datang tanpa konfirmasi, atau kebutuhan lain selama acara berlangsung.

Persentase cadangan tidak harus selalu 10%. Besarnya dapat disesuaikan dengan karakter acara.

Untuk acara dengan jumlah peserta yang sudah sangat pasti, cadangan mungkin cukup kecil. Sebaliknya, acara yang menggunakan sistem pendaftaran terbuka atau memiliki tingkat ketidakpastian tinggi dapat membutuhkan buffer yang lebih besar.

Cadangan juga dapat digunakan untuk kebutuhan dokumentasi, pembicara, atau pihak internal yang sebelumnya belum masuk dalam daftar penerima.

Dengan menyediakan buffer, panitia memiliki ruang untuk menghadapi perubahan tanpa harus melakukan pemesanan mendadak.

Pisahkan Peserta dan Tamu Khusus

Kesalahan yang cukup umum adalah menganggap seluruh penerima merchandise harus mendapatkan produk yang sama.

Padahal, sebuah acara dapat memiliki beberapa kategori penerima dengan kebutuhan berbeda.

Misalnya, sebuah seminar terdiri dari:

• 150 peserta
• 5 pembicara
• 10 panitia
• 5 tamu VIP

Jika seluruh pihak tersebut mendapatkan paket yang sama, perusahaan mungkin mengeluarkan biaya lebih besar dari yang sebenarnya diperlukan.

Peserta umum dapat memperoleh seminar kit standar yang terdiri dari notebook, pulpen, dan tote bag. Sementara itu, pembicara atau tamu VIP dapat memperoleh corporate gift dengan produk yang lebih eksklusif.

Panitia juga dapat diberikan merchandise yang berbeda apabila produk tersebut dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan selama acara.

Dengan membagi penerima ke dalam beberapa kategori, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran dengan lebih tepat.

Pertimbangkan Jenis Merchandise

Jumlah merchandise juga perlu disesuaikan dengan jenis produk yang dipilih.

Tidak semua produk memiliki fungsi dan pola penggunaan yang sama.

Untuk merchandise yang digunakan langsung selama acara, seperti notebook, pulpen, ID card holder, atau lanyard, jumlahnya sebaiknya cukup untuk seluruh peserta dan pihak yang membutuhkan.

Sementara itu, untuk corporate gift eksklusif yang hanya diberikan kepada pembicara atau tamu tertentu, jumlahnya tentu dapat dibuat lebih terbatas.

Jenis produk juga memengaruhi keputusan mengenai jumlah cadangan. Produk seperti tumbler, notebook, tas, atau pouch umumnya dapat disimpan dan digunakan pada kesempatan berikutnya selama desainnya tidak terlalu spesifik.

Sebaliknya, merchandise yang mencantumkan nama acara, tanggal, atau tema khusus memiliki risiko lebih besar untuk menjadi stok sisa yang sulit digunakan kembali.

Karena itu, semakin spesifik desain merchandise, semakin penting untuk memperhitungkan jumlah pesanan dengan cermat.

Hitung Berdasarkan Fungsi Merchandise

Selain menghitung berdasarkan jumlah peserta, perusahaan juga perlu melihat fungsi merchandise tersebut.

Misalnya, jika tote bag digunakan untuk membawa seminar kit, setiap peserta harus mendapatkan satu tote bag. Tidak masuk akal jika jumlah tote bag jauh lebih sedikit daripada jumlah paket yang akan dibagikan.

Begitu juga dengan ID card holder. Jika seluruh peserta membutuhkan identitas selama acara, jumlah produk harus disesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir.

Namun, jika merchandise berupa hadiah untuk pemenang lomba atau penghargaan khusus, jumlahnya tidak perlu mengikuti jumlah peserta. Produk cukup disiapkan sesuai jumlah penerima penghargaan ditambah cadangan jika diperlukan.

Dengan demikian, perhitungan menjadi lebih efisien karena perusahaan tidak sekadar menghitung jumlah orang, tetapi juga mempertimbangkan tujuan pemberian produk.

Perhatikan Stok Setelah Acara

Sebelum menentukan jumlah akhir, ada satu pertanyaan penting yang perlu dijawab:

Apakah merchandise yang tersisa masih dapat digunakan setelah acara?

Pertanyaan ini sering terlupakan ketika perusahaan terlalu fokus memastikan jumlah merchandise tidak kurang.

Jika perusahaan memiliki beberapa agenda dalam waktu dekat, memesan stok tambahan mungkin justru menguntungkan. Merchandise yang tersisa dapat digunakan untuk acara berikutnya.

Namun, jika merchandise memiliki desain yang sangat spesifik, perusahaan perlu lebih berhati-hati.

Contohnya, tote bag dengan desain bertuliskan nama acara dan tahun tertentu mungkin tidak cocok digunakan untuk acara berikutnya. Jika jumlah yang dipesan terlalu banyak, produk tersebut berpotensi menjadi stok mati.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan desain yang lebih timeless dan tidak terlalu bergantung pada satu acara. Logo perusahaan dan identitas brand tetap dapat digunakan tanpa mencantumkan terlalu banyak informasi yang bersifat sementara.

Sesuaikan dengan Anggaran

Jumlah merchandise pada akhirnya tetap harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Jangan sampai perusahaan memaksakan jumlah pesanan yang terlalu besar hanya untuk mengantisipasi kemungkinan peserta tambahan, tetapi justru mengorbankan kualitas produk.

Jika anggaran terbatas, perusahaan dapat mempertimbangkan merchandise yang lebih ekonomis tetapi tetap fungsional. Alternatif lainnya adalah membedakan jenis paket berdasarkan kategori penerima.

Sebagai contoh, peserta umum dapat memperoleh merchandise standar, sedangkan tamu VIP dan pembicara mendapatkan gift set premium.

Strategi tersebut dapat membuat anggaran lebih terkontrol tanpa mengurangi pengalaman penerima.

Buat Perhitungan Sebelum Produksi

Menentukan jumlah merchandise sebaiknya dilakukan sebelum masuk tahap produksi. Semakin dekat dengan hari acara, semakin sulit melakukan perubahan jumlah, terutama jika produk membutuhkan proses custom.

Idealnya, perusahaan membuat daftar kebutuhan yang berisi jumlah peserta, kategori penerima, jenis merchandise, jumlah cadangan, serta kemungkinan penggunaan stok setelah acara.

Contoh sederhana:

Peserta: 150 orang
Cadangan: 15 buah
Total: 165 merchandise

Jika terdapat 5 pembicara dengan gift set khusus, jumlah tersebut dihitung secara terpisah sehingga tidak tercampur dengan kebutuhan peserta umum.

Perhitungan seperti ini membuat proses pemesanan lebih jelas dan mengurangi risiko kesalahan.

Jangan Sekadar Mengejar Jumlah

Perhitungan merchandise yang baik bukan sekadar mencari jumlah sebanyak mungkin dengan harga semurah mungkin. Tujuannya adalah mendapatkan jumlah yang cukup, aman untuk kebutuhan acara, dan tetap efisien dari sisi anggaran.

Kekurangan merchandise dapat membuat panitia terlihat tidak siap, sementara kelebihan yang terlalu besar dapat membebani anggaran dan menghasilkan stok yang tidak terpakai.

Dengan memulai dari data peserta, menyediakan cadangan yang realistis, memisahkan kategori penerima, mempertimbangkan jenis merchandise, serta memikirkan penggunaan stok setelah acara, perusahaan dapat menentukan jumlah pesanan dengan lebih tepat.

Perencanaan yang matang membuat proses pengadaan merchandise menjadi lebih terkontrol. Acara pun dapat berjalan dengan lebih lancar tanpa drama klasik: peserta sudah datang, tetapi goodie bag ternyata tinggal tiga.