Menentukan merchandise untuk kebutuhan perusahaan sering kali dimulai dari pertanyaan, “Mau pesan produk apa?” Padahal, ada cara yang lebih praktis untuk menentukan pilihan, terutama jika merchandise akan diberikan kepada banyak penerima. Salah satunya adalah menentukan budget per orang terlebih dahulu.

Dengan mengetahui anggaran yang tersedia untuk setiap penerima, perusahaan dapat lebih mudah menyaring pilihan produk, menentukan jumlah item dalam satu paket, dan menyesuaikannya dengan kebutuhan acara. Misalnya, perusahaan memiliki budget Rp75.000 untuk setiap peserta. Dari angka tersebut, pilihan merchandise bisa dibuat lebih terarah tanpa harus memilih produk secara acak terlebih dahulu.

Lalu, seperti apa pembagian merchandise berdasarkan budget per orang?

Budget Terbatas

Budget yang terbatas bukan berarti perusahaan harus menghilangkan merchandise dari sebuah kegiatan. Justru, pada kondisi ini, perusahaan perlu lebih selektif dalam menentukan produk.

Beberapa pilihan yang dapat digunakan antara lain notebook, pulpen, tote bag, pouch, atau produk promosi sederhana lainnya. Produk-produk tersebut relatif mudah digunakan dalam berbagai kegiatan, mulai dari seminar, workshop, meeting, hingga acara internal perusahaan.

Fokus utamanya bukan membuat paket terlihat penuh dengan banyak barang. Yang lebih penting adalah memilih produk yang benar-benar memiliki fungsi dan sesuai dengan penerima.

Sebagai contoh, dibandingkan memasukkan beberapa barang yang kurang berguna hanya agar paket terlihat banyak, perusahaan dapat memilih satu atau dua produk yang lebih relevan. Merchandise yang sederhana tetapi digunakan sehari-hari tetap dapat memberikan manfaat bagi penerimanya.

Budget Menengah

Jika budget per orang lebih besar, perusahaan memiliki ruang yang lebih luas untuk menggabungkan beberapa produk menjadi satu paket merchandise.

Salah satu contohnya adalah kombinasi notebook, pulpen, dan tumbler. Ketiganya dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan, seperti seminar, workshop, meeting, training, maupun kegiatan internal.

Selain menambah jumlah produk, perusahaan juga dapat mempertimbangkan kualitas material dan teknik branding. Misalnya, memilih tumbler dengan material yang lebih baik atau menggunakan metode branding yang sesuai agar hasil logo terlihat lebih rapi.

Pada budget menengah, perusahaan tidak harus selalu menambahkan produk baru. Meningkatkan kualitas produk yang sudah dipilih juga dapat menjadi pilihan agar merchandise terasa lebih bernilai.

Budget Premium

Untuk penerima tertentu seperti klien penting, direksi, stakeholder, atau tamu khusus, perusahaan dapat mempertimbangkan merchandise dengan material dan finishing yang lebih eksklusif.

Pilihan produknya dapat berupa tumbler premium, notebook eksklusif, aksesori kerja, leather goods, atau gift set yang disusun secara khusus. Packaging juga dapat dibuat lebih premium untuk memberikan pengalaman yang berbeda ketika hadiah diterima.

Dalam kategori ini, perhatian terhadap detail menjadi semakin penting. Mulai dari pemilihan produk, kualitas material, posisi logo, warna branding, hingga kemasan perlu dipertimbangkan agar keseluruhan merchandise terlihat konsisten dengan identitas perusahaan.

Namun, budget premium tetap tidak berarti perusahaan harus memasukkan sebanyak mungkin produk. Satu produk berkualitas dengan packaging yang baik bisa menjadi pilihan yang lebih tepat dibandingkan paket yang terlalu penuh tetapi tidak semuanya dibutuhkan.

Jangan Memaksakan Banyak Produk

Salah satu kesalahan dalam menentukan merchandise adalah menganggap semakin banyak produk berarti semakin bagus.

Padahal, jumlah produk bukan satu-satunya hal yang menentukan nilai sebuah merchandise. Produk yang sesuai kebutuhan penerima justru bisa memberikan manfaat lebih panjang.

Misalnya, sebuah tumbler berkualitas yang digunakan setiap hari berpotensi memberikan manfaat lebih lama dibandingkan lima produk berbeda yang akhirnya hanya disimpan di laci.

Begitu juga dengan budget terbatas. Merchandise dengan harga lebih terjangkau tidak otomatis terlihat murahan jika produk yang dipilih memiliki fungsi, desain yang rapi, dan branding yang sesuai.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya berpikir tentang “berapa banyak barang yang bisa didapat?”, tetapi juga “apakah barang ini akan digunakan oleh penerima?”

Sesuaikan dengan Penerima dan Tujuan

Budget per orang sebaiknya tidak ditentukan tanpa mempertimbangkan siapa penerimanya dan untuk apa merchandise tersebut diberikan.

Merchandise untuk peserta seminar tentu dapat berbeda dengan merchandise untuk klien atau stakeholder. Begitu juga merchandise untuk kegiatan internal perusahaan dapat memiliki kebutuhan yang berbeda dengan hadiah untuk customer.

Contohnya, merchandise seminar dapat mengutamakan produk yang mendukung aktivitas peserta selama acara, seperti notebook, pulpen, dan tote bag. Sementara itu, merchandise untuk klien dapat lebih berfokus pada kualitas produk dan packaging.

Dengan menentukan penerima dan tujuan sejak awal, budget yang tersedia dapat digunakan pada bagian yang memang memiliki prioritas.

Tentukan Prioritas Sebelum Memesan

Sebelum meminta penawaran kepada vendor, sebaiknya perusahaan menyiapkan setidaknya tiga informasi utama, yaitu jumlah penerima, budget per orang, dan tujuan pemberian merchandise.

Jika tersedia, informasi tambahan seperti tanggal acara, lokasi pengiriman, kebutuhan custom, dan jenis packaging juga akan membantu vendor memberikan pilihan yang lebih sesuai.

Misalnya, perusahaan memiliki 200 penerima dengan budget Rp75.000 per orang. Total anggaran merchandise kemudian dapat menjadi acuan awal untuk menentukan apakah lebih sesuai menggunakan satu produk utama, kombinasi beberapa produk, atau paket dengan packaging tertentu.

Cara ini membuat proses pemilihan menjadi lebih realistis. Perusahaan tidak perlu memilih produk terlebih dahulu lalu baru mengetahui bahwa harganya melebihi anggaran.

Budget Menjadi Titik Awal, Bukan Batasan

Menentukan merchandise berdasarkan budget per orang dapat membantu perusahaan membuat keputusan dengan lebih terarah. Budget memberikan gambaran mengenai pilihan produk, jumlah item, kualitas, hingga packaging yang memungkinkan untuk digunakan.

Namun, yang perlu diingat adalah merchandise tidak harus terlihat mahal atau memiliki banyak isi agar memberikan kesan yang baik. Produk yang sesuai dengan penerima, memiliki fungsi, dan mendukung tujuan perusahaan justru dapat menjadi pertimbangan yang lebih penting.

Jadi, sebelum memilih produk secara acak, tentukan terlebih dahulu jumlah penerima, budget per orang, dan tujuan pemberian merchandise. Dari tiga informasi tersebut, pilihan merchandise akan lebih mudah disusun dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.