Perusahaan yang memiliki cabang di beberapa kota atau sering mengadakan kegiatan di berbagai daerah tentu memiliki kebutuhan merchandise yang lebih kompleks. Jika sebuah event hanya berlangsung di satu lokasi, proses pengadaan dan distribusi relatif lebih mudah. Namun, ketika kegiatan yang sama dilaksanakan di Bandung, Jakarta, Surabaya, atau kota lainnya, ada lebih banyak hal yang perlu dipersiapkan.

Tantangannya bukan hanya menentukan produk apa yang akan diberikan kepada peserta. Perusahaan juga perlu memastikan merchandise yang diterima di setiap lokasi memiliki standar yang sama. Mulai dari jenis produk, warna, ukuran, teknik branding, hingga packaging perlu direncanakan sejak awal agar identitas perusahaan tetap terlihat konsisten.

Tentukan Standar Merchandise Sejak Awal

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan standar merchandise sebelum produksi dimulai. Standar tersebut dapat mencakup jenis produk, bahan, ukuran, warna, desain logo, teknik branding, hingga jenis packaging.

Misalnya, perusahaan memilih tumbler stainless sebagai merchandise utama. Maka spesifikasi tumbler sebaiknya sudah ditentukan, termasuk kapasitas, warna, material, posisi logo, serta teknik branding yang digunakan.

Penentuan spesifikasi sejak awal akan membantu mengurangi perbedaan antara merchandise yang dikirim ke satu lokasi dengan lokasi lainnya. Jika produksi dilakukan secara bertahap, standar tersebut juga dapat menjadi acuan agar hasil produksi tetap seragam.

Hal ini penting terutama untuk perusahaan yang memiliki identitas brand yang kuat. Merchandise dari acara di Jakarta seharusnya tetap terlihat sebagai bagian dari brand yang sama ketika digunakan oleh peserta di Surabaya atau Bandung.

Konsistensi Warna dan Branding

Warna menjadi salah satu elemen yang cukup mudah terlihat berbeda jika proses produksi dilakukan dalam beberapa tahap. Karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan acuan warna yang jelas.

Logo juga perlu mendapatkan perhatian. Ukuran, posisi, dan teknik branding sebaiknya tidak berubah-ubah. Logo yang terlalu besar pada satu produk tetapi lebih kecil pada produk lainnya dapat membuat keseluruhan merchandise terlihat kurang konsisten.

Teknik branding juga dapat disesuaikan dengan material produk. Printing, emboss, grafir, atau metode lainnya memiliki karakter hasil yang berbeda. Sebelum produksi dalam jumlah besar, perusahaan dapat melakukan pengecekan sampel terlebih dahulu.

Satu sampel yang sudah disetujui dapat dijadikan acuan untuk produksi di seluruh lokasi. Dengan begitu, tim memiliki standar visual yang sama saat melakukan pengecekan barang.

Buat Pembagian Berdasarkan Lokasi

Setelah produk ditentukan, langkah berikutnya adalah menghitung kebutuhan untuk setiap lokasi. Jangan hanya menghitung total kebutuhan seluruh event tanpa membuat pembagian yang jelas.

Misalnya, perusahaan mengadakan acara di empat kota dengan jumlah peserta yang berbeda. Data kebutuhan dapat dipisahkan menjadi Bandung, Jakarta, Surabaya, dan kota lainnya. Setiap lokasi kemudian memiliki jumlah merchandise yang sudah ditentukan.

Pembagian seperti ini membuat proses distribusi lebih mudah dipantau. Tim dapat mengetahui berapa jumlah barang yang harus dikirim ke masing-masing lokasi dan berapa stok yang masih tersedia.

Sebaiknya jumlah merchandise juga tidak dibuat terlalu pas dengan jumlah peserta. Jika memungkinkan, perusahaan dapat menyediakan sejumlah cadangan untuk mengantisipasi peserta tambahan, kerusakan produk, atau kebutuhan lain yang tidak terduga.

Perhatikan Proses Packaging

Packaging juga perlu dibuat dengan standar yang sama. Jika merchandise dikemas menggunakan box, pouch, atau paper bag, spesifikasi kemasan sebaiknya sudah ditentukan sejak awal.

Selain tampilan, perusahaan perlu mempertimbangkan keamanan produk selama proses pengiriman. Merchandise yang dikirim ke kota berbeda dapat mengalami perjalanan dengan jarak dan kondisi yang berbeda pula.

Produk yang mudah rusak membutuhkan perlindungan tambahan. Sementara produk yang ukurannya lebih besar mungkin memerlukan pengaturan jumlah barang per kardus agar proses pengiriman lebih efisien.

Label pada setiap paket juga sebaiknya dibuat jelas. Informasi seperti nama kota, jumlah isi, dan jenis merchandise dapat membantu tim mengetahui tujuan setiap pengiriman tanpa harus membuka seluruh kemasan.

Buat Sistem Pengecekan Sebelum Dikirim

Salah satu cara untuk menjaga konsistensi adalah membuat checklist. Sebelum merchandise dikirim, tim dapat memeriksa beberapa hal seperti jumlah produk, kondisi barang, warna, posisi logo, packaging, serta tujuan pengiriman.

Checklist yang sama dapat digunakan untuk seluruh lokasi. Dengan begitu, proses pengecekan tidak bergantung pada ingatan masing-masing anggota tim.

Jika terdapat beberapa jenis merchandise dalam satu paket, jumlah setiap produk juga perlu dicatat. Misalnya satu paket berisi notebook, pulpen, tumbler, dan pouch. Tim dapat memastikan seluruh item sudah masuk sebelum paket dikirim.

Pengecekan sederhana seperti ini dapat membantu mengurangi risiko barang tertinggal atau jumlah merchandise yang tidak sesuai.

Jangan Abaikan Waktu Pengiriman

Event yang berlangsung di banyak kota juga membutuhkan perencanaan waktu yang lebih matang. Merchandise sebaiknya tidak dikirim terlalu dekat dengan tanggal acara.

Berikan waktu yang cukup untuk proses produksi, pengecekan, packing, pengiriman, hingga penerimaan barang di masing-masing lokasi. Jika terjadi kendala dalam perjalanan, masih tersedia waktu untuk mencari solusi.

Perusahaan juga dapat menentukan jadwal pengiriman berdasarkan prioritas. Lokasi yang membutuhkan waktu pengiriman lebih lama dapat diproses lebih awal dibandingkan lokasi yang lebih dekat.

Dengan perencanaan tersebut, merchandise dapat tiba sebelum acara dan tim di setiap kota memiliki kesempatan untuk melakukan pengecekan kembali.

Satu Identitas, Banyak Lokasi

Event yang berlangsung di beberapa kota sebenarnya dapat menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk memperkuat identitas brand. Ketika peserta di berbagai daerah menerima merchandise dengan tampilan yang seragam, mereka akan melihat bahwa kegiatan tersebut merupakan bagian dari satu brand dan satu konsep yang sama.

Konsistensi tidak berarti semua hal harus dibuat rumit. Justru dengan menetapkan standar produk, desain, branding, packaging, jumlah, dan sistem distribusi sejak awal, proses pengadaan dapat menjadi lebih terarah.

Pada akhirnya, merchandise untuk event multi-lokasi bukan hanya soal berapa banyak barang yang harus diproduksi. Yang tidak kalah penting adalah bagaimana memastikan setiap peserta mendapatkan pengalaman yang sama, di mana pun acara tersebut berlangsung.

Dengan perencanaan yang matang, merchandise dari Bandung hingga Surabaya dapat tetap membawa identitas visual yang sama, memiliki kualitas yang konsisten, dan sampai kepada peserta dalam kondisi yang baik. Inilah yang membuat pengadaan merchandise untuk event di banyak lokasi dapat berjalan lebih rapi dan profesional.