Tidak semua kegiatan perusahaan berlangsung di dalam kantor. Berbagai kegiatan seperti gathering, team building, family day, workshop, hingga acara komunitas sering kali dilakukan di lokasi yang berbeda. Hotel, ruang terbuka, tempat wisata, area outbound, hingga venue khusus dapat menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kegiatan yang lebih santai dan interaktif.

Ketika acara berlangsung di luar kantor, merchandise yang diberikan kepada peserta juga perlu dipilih dengan pertimbangan yang berbeda. Produk bukan hanya perlu terlihat menarik, tetapi juga harus mudah dibawa, praktis digunakan, dan sesuai dengan aktivitas yang dilakukan selama acara.

Sesuaikan Merchandise dengan Lokasi Acara

Lokasi menjadi salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum menentukan merchandise. Produk yang cocok untuk acara di dalam ruangan belum tentu praktis ketika digunakan dalam kegiatan outdoor.

Misalnya, acara gathering di ruang terbuka dapat melibatkan banyak aktivitas dan perpindahan tempat. Dalam kondisi seperti ini, merchandise berukuran ringkas dan mudah dibawa akan lebih praktis bagi peserta.

Tote bag, pouch, tumbler, topi, atau backpack dapat menjadi beberapa pilihan. Produk-produk tersebut relatif mudah dibawa dan dapat digunakan untuk menyimpan maupun membawa perlengkapan pribadi selama kegiatan berlangsung.

Sementara itu, jika acara dilakukan di hotel atau tempat yang memiliki banyak sesi kegiatan, notebook dan pulpen juga dapat ditambahkan sebagai perlengkapan pendukung. Pemilihan produk sebaiknya tetap disesuaikan dengan karakter acara dan kebutuhan peserta.

Pilih Produk yang Mendukung Mobilitas Peserta

Salah satu perbedaan utama antara acara di kantor dan di luar kantor adalah tingkat mobilitas peserta. Ketika kegiatan dilakukan di luar kantor, peserta mungkin perlu berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain.

Karena itu, merchandise yang terlalu besar atau berat dapat membuat peserta kurang nyaman. Sebaliknya, produk yang ringan dan memiliki fungsi sehari-hari dapat membantu peserta selama mengikuti acara.

Tumbler, misalnya, dapat digunakan untuk membawa minuman selama kegiatan. Tote bag dapat digunakan untuk membawa barang pribadi, dokumen, atau perlengkapan acara. Untuk kegiatan dengan mobilitas yang lebih tinggi, backpack dapat menjadi pilihan karena lebih mudah dibawa dibandingkan tas dengan ukuran yang terlalu besar.

Merchandise seperti ini memiliki fungsi lebih dari sekadar souvenir. Peserta dapat langsung memanfaatkannya selama acara berlangsung sehingga keberadaannya terasa lebih relevan.

Perhatikan Material dan Kemudahan Perawatan

Selain jenis produk, material merchandise juga perlu diperhatikan. Acara yang dilakukan di luar kantor dapat membuat produk lebih sering digunakan, berpindah tempat, atau terpapar kondisi lingkungan yang berbeda.

Untuk kegiatan yang melibatkan banyak aktivitas, pilih material yang cukup kuat, praktis, dan mudah dirawat. Tote bag dengan bahan yang mudah dibersihkan, tumbler dengan material yang kokoh, atau pouch yang tidak mudah rusak dapat menjadi pertimbangan.

Pemilihan material juga sebaiknya disesuaikan dengan durasi acara. Untuk kegiatan satu hari, produk yang sederhana dan praktis mungkin sudah cukup. Namun, untuk acara beberapa hari seperti outing atau perjalanan perusahaan, merchandise yang lebih tahan digunakan dapat memberikan manfaat lebih bagi peserta.

Gunakan Identitas Brand Secara Proporsional

Merchandise untuk acara di luar kantor tetap dapat menjadi bagian dari strategi branding perusahaan. Namun, penggunaan identitas brand tidak harus selalu dilakukan dengan logo berukuran besar.

Logo dapat ditempatkan secara proporsional pada bagian tertentu dari produk. Selain logo, identitas perusahaan juga dapat ditampilkan melalui warna brand, tagline, pola, atau elemen visual yang menjadi ciri khas perusahaan.

Pendekatan ini dapat membuat merchandise terlihat lebih rapi dan tetap menarik untuk digunakan setelah acara selesai. Misalnya, tote bag dengan warna yang sesuai identitas brand dan logo berukuran kecil dapat terlihat lebih sederhana dibandingkan desain yang terlalu penuh.

Untuk acara dengan tema tertentu, desain merchandise juga dapat mengikuti tema kegiatan. Dengan begitu, merchandise tidak hanya membawa identitas perusahaan, tetapi juga menjadi bagian dari keseluruhan konsep acara.

Jangan Lupakan Packaging

Packaging juga perlu diperhatikan ketika merchandise diberikan dalam acara yang berlangsung di luar kantor. Kemasan yang terlalu besar atau sulit dibawa justru dapat merepotkan peserta, terutama jika merchandise akan langsung digunakan.

Jika produk seperti tumbler, topi, atau tote bag sudah siap digunakan, packaging dapat dibuat lebih sederhana dan praktis. Sementara itu, untuk gift set atau merchandise yang terdiri dari beberapa produk, kemasan dapat dirancang agar tetap ringkas dan mudah dibawa.

Packaging juga dapat menjadi bagian dari pengalaman peserta. Penggunaan warna brand, label sederhana, atau kartu ucapan dapat memberikan sentuhan personal tanpa membuat kemasan menjadi berlebihan.

Merchandise yang Menjadi Bagian dari Kegiatan

Merchandise untuk acara di luar kantor sebaiknya tidak hanya dipikirkan sebagai souvenir yang dibagikan kepada peserta. Dengan pemilihan produk yang tepat, merchandise dapat menjadi bagian dari perlengkapan kegiatan.

Tumbler dapat digunakan selama acara, tote bag dapat membantu membawa barang, pouch dapat menyimpan perlengkapan kecil, sementara topi dapat digunakan dalam kegiatan outdoor. Ketika produk memiliki fungsi yang jelas, peserta memiliki alasan untuk menggunakannya bahkan setelah acara selesai.

Karena itu, sebelum menentukan merchandise, perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa hal seperti lokasi acara, jenis aktivitas, durasi kegiatan, mobilitas peserta, hingga cara produk akan digunakan.

Pada akhirnya, merchandise yang tepat adalah merchandise yang sesuai dengan kebutuhan penerimanya. Untuk acara yang berlangsung di luar kantor, produk yang praktis, ringan, mudah dirawat, dan memiliki fungsi nyata dapat memberikan pengalaman yang lebih baik bagi peserta sekaligus tetap membawa identitas perusahaan.

Dengan mempertimbangkan lokasi, aktivitas, mobilitas, desain, hingga packaging, merchandise dapat menjadi bagian dari acara yang benar-benar digunakan, bukan sekadar souvenir yang dibawa pulang.