Salah satu pertanyaan yang sering muncul ketika perusahaan ingin memesan merchandise custom adalah, “Bisa selesai kapan?” Pertanyaan ini cukup penting karena merchandise biasanya digunakan untuk acara yang sudah memiliki tanggal pasti, seperti seminar, gathering, launching produk, kunjungan klien, hingga kegiatan perusahaan lainnya.
Namun, waktu pengerjaan merchandise custom tidak bisa disamakan untuk setiap pesanan. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan sebelum produk sampai ke tangan perusahaan. Jenis produk, jumlah pesanan, desain, teknik branding, hingga proses pengiriman dapat memengaruhi keseluruhan waktu pengerjaan.
Agar tidak terjadi keterlambatan, perusahaan perlu memahami tahapan yang biasanya dilalui dalam proses pembuatan merchandise custom.
1. Menentukan Produk dan Jumlah Pesanan
Tahap pertama adalah menentukan jenis merchandise yang akan digunakan dan berapa jumlah yang dibutuhkan. Produk yang dipilih bisa berupa tumbler, notebook, tote bag, pouch, pulpen, apparel, maupun produk lainnya.
Selain jenis produk, perusahaan juga perlu menentukan jumlah pesanan dan kebutuhan custom. Apakah hanya membutuhkan logo perusahaan atau ada tambahan nama, tulisan, warna khusus, hingga packaging tertentu?
Semakin cepat informasi tersebut ditentukan, semakin mudah vendor memberikan rekomendasi produk, estimasi biaya, serta gambaran proses produksinya. Sebaliknya, jika detail pesanan masih sering berubah, proses berikutnya juga dapat ikut tertunda.
2. Proses Desain dan Approval
Setelah produk ditentukan, tahap berikutnya adalah menyiapkan desain. Pada tahap ini perusahaan dapat menentukan posisi logo, ukuran desain, warna, tulisan, atau elemen visual lainnya.
Vendor biasanya akan memberikan mockup sebagai gambaran bagaimana desain tersebut akan terlihat ketika diterapkan pada produk. Mockup ini perlu diperiksa dengan teliti sebelum mendapatkan persetujuan atau approval.
Jangan terburu-buru memberikan ACC hanya karena desain terlihat sudah sesuai secara umum. Pastikan logo, tulisan, warna, ukuran, dan posisi branding sudah benar. Revisi yang dilakukan setelah produksi dimulai tentu dapat menimbulkan kendala dan berpotensi memengaruhi jadwal pengerjaan.
3. Proses Produksi
Setelah desain disetujui, merchandise masuk ke tahap produksi. Durasi produksi sangat bergantung pada beberapa faktor, seperti jenis produk, jumlah pesanan, tingkat customisasi, serta teknik branding yang digunakan.
Pesanan dalam jumlah besar biasanya membutuhkan perencanaan produksi yang lebih matang dibandingkan pesanan dalam jumlah kecil. Begitu juga dengan merchandise yang memiliki banyak detail custom atau menggunakan beberapa jenis teknik branding.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya menanyakan harga kepada vendor, tetapi juga menanyakan estimasi waktu pengerjaan sejak awal. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan menyesuaikan jadwal pemesanan dengan tanggal acara.
4. Quality Control dan Packaging
Setelah proses produksi selesai, merchandise tidak langsung dikirim begitu saja. Produk perlu melalui pengecekan atau quality control untuk memastikan hasilnya sesuai dengan pesanan.
Hal yang dapat diperiksa antara lain jumlah barang, kondisi produk, hasil branding, warna, tulisan, hingga detail lainnya yang sebelumnya sudah disepakati.
Jika merchandise menggunakan packaging khusus atau dibuat dalam bentuk gift set, masih ada proses tambahan seperti penyusunan isi dan pengemasan. Tahap ini juga membutuhkan waktu, terutama jika jumlah pesanan cukup banyak.
Quality control penting dilakukan agar barang yang sampai ke perusahaan sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang telah dipesan.
5. Pengiriman
Tahap terakhir adalah pengiriman. Waktu pengiriman juga perlu dimasukkan ke dalam perencanaan karena durasinya dapat berbeda tergantung lokasi tujuan dan metode pengiriman yang digunakan.
Perusahaan yang memesan merchandise dari vendor di luar kota perlu memberikan waktu tambahan untuk proses perjalanan barang. Terlebih jika merchandise harus dikirim ke beberapa lokasi sekaligus.
Karena itu, jangan hanya menghitung waktu produksi. Jadwal pengiriman juga perlu diperhitungkan agar merchandise sudah berada di lokasi sebelum acara dimulai.
Jangan Menunggu Sampai H-3
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah perusahaan baru mencari vendor ketika acara sudah sangat dekat. Padahal, merchandise custom memiliki beberapa tahap yang harus dilalui, mulai dari menentukan produk, desain, approval, produksi, quality control, packaging, hingga pengiriman.
Menunggu sampai H-3 tentu membuat ruang untuk mengatasi kendala menjadi sangat terbatas. Jika ada revisi desain, perubahan jumlah, masalah produksi, atau keterlambatan pengiriman, perusahaan bisa kesulitan mencari solusi dalam waktu singkat.
Akan lebih aman jika perusahaan memberikan buffer waktu sejak awal. Dengan adanya waktu tambahan, setiap tahap dapat dilakukan dengan lebih terencana dan perusahaan memiliki kesempatan untuk menangani kendala yang mungkin muncul.
Rencanakan Merchandise Sejak Awal
Tidak ada satu durasi yang berlaku untuk semua pesanan merchandise custom. Setiap pesanan memiliki kebutuhan dan tingkat pengerjaan yang berbeda. Karena itu, estimasi waktu sebaiknya dibicarakan langsung dengan vendor berdasarkan produk, jumlah, desain, dan kebutuhan custom yang dipilih.
Merchandise memang terlihat seperti produk sederhana, tetapi proses di baliknya memiliki beberapa tahapan yang saling berkaitan. Semakin jelas detail pesanan sejak awal, semakin mudah proses produksi direncanakan.
Jadi, jika merchandise akan digunakan untuk acara dengan tanggal yang sudah ditentukan, jangan menunggu sampai mendekati hari-H. Mulailah dari menentukan kebutuhan, berdiskusi dengan vendor, menyiapkan desain, melakukan approval, hingga memperhitungkan waktu produksi dan pengiriman. Dengan perencanaan yang lebih awal, risiko merchandise datang terlambat dapat diminimalkan.
