Merchandise perusahaan dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari training karyawan, gathering, rapat tahunan, hingga seminar, pameran, dan konferensi. Meskipun sama-sama menggunakan merchandise, kebutuhan untuk setiap kegiatan sebenarnya tidak selalu sama.

Salah satu faktor yang membuatnya berbeda adalah siapa yang menerima merchandise tersebut. Event internal biasanya ditujukan kepada karyawan atau anggota perusahaan yang sudah mengenal brand dari dalam. Sementara itu, event eksternal dapat melibatkan klien, calon pelanggan, partner bisnis, komunitas, maupun masyarakat umum.

Perbedaan karakter penerima tersebut membuat perusahaan perlu menentukan merchandise berdasarkan tujuan kegiatan. Produk yang diberikan kepada karyawan tidak harus memiliki pendekatan yang sama dengan merchandise yang ditujukan untuk calon pelanggan atau partner bisnis.

Dengan memahami perbedaan tersebut sejak awal, perusahaan dapat menggunakan budget secara lebih efektif sekaligus memberikan produk yang benar-benar relevan.

Merchandise untuk Event Internal Lebih Mengutamakan Fungsi

Event internal seperti training, workshop, gathering, atau meeting biasanya berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan karyawan. Karena itu, merchandise dapat diarahkan pada produk yang mendukung kegiatan sekaligus dapat digunakan dalam aktivitas sehari-hari.

Notebook dan pulpen dapat menjadi pilihan untuk kegiatan training atau workshop karena peserta membutuhkan perlengkapan untuk mencatat. Tumbler juga dapat digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari, baik di kantor maupun ketika bekerja di luar ruangan.

Tote bag atau pouch juga dapat dipertimbangkan untuk membantu karyawan membawa perlengkapan kerja. Jika kegiatan merupakan bagian dari onboarding karyawan baru, beberapa produk tersebut bahkan dapat dikembangkan menjadi employee kit.

Dalam konteks internal, merchandise tidak selalu harus terlihat mewah. Produk yang sederhana tetapi memiliki fungsi jelas justru dapat memberikan manfaat lebih panjang bagi penerimanya.

Event Eksternal Memiliki Tujuan Komunikasi yang Lebih Luas

Berbeda dengan event internal, merchandise untuk kegiatan eksternal biasanya memiliki tujuan komunikasi yang lebih luas. Produk dapat diberikan sebagai media untuk memperkenalkan brand, membangun hubungan dengan calon pelanggan, atau memberikan apresiasi kepada partner bisnis.

Pada pameran, misalnya, perusahaan mungkin berhadapan dengan banyak pengunjung. Merchandise seperti tote bag, pulpen, notebook, atau tumbler dapat digunakan untuk membawa identitas perusahaan keluar dari area booth.

Namun, merchandise untuk event eksternal tidak selalu harus diberikan kepada semua pengunjung. Perusahaan dapat menentukan siapa yang menjadi target utama dan memilih produk berdasarkan tingkat interaksi dengan brand.

Pengunjung umum dapat menerima merchandise sederhana, sedangkan calon klien atau partner bisnis dapat memperoleh produk dengan kualitas dan packaging yang lebih premium.

Perbedaan Terletak pada Cara Pembagiannya

Jumlah penerima menjadi salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika merancang merchandise.

Event internal biasanya memiliki jumlah penerima yang lebih mudah diperkirakan karena perusahaan sudah mengetahui jumlah karyawan atau peserta kegiatan. Sementara event eksternal seperti pameran atau konferensi dapat memiliki jumlah pengunjung yang jauh lebih besar.

Jika merchandise diberikan kepada ratusan atau bahkan ribuan orang, perusahaan perlu memilih produk yang sesuai dengan budget keseluruhan. Produk sederhana dengan harga yang lebih efisien dapat menjadi pilihan untuk kebutuhan massal.

Sebaliknya, jika merchandise hanya diberikan kepada sejumlah kecil klien, pembicara, atau partner bisnis, perusahaan dapat mengalokasikan budget lebih besar untuk setiap paket.

Dengan demikian, strategi pembagian merchandise dapat membantu perusahaan menentukan kapan harus memilih produk massal dan kapan perlu menggunakan merchandise yang lebih eksklusif.

Packaging Juga Perlu Disesuaikan

Selain produk, packaging dapat membedakan merchandise untuk event internal dan eksternal.

Untuk karyawan, kemasan yang sederhana dan praktis biasanya sudah cukup. Yang terpenting adalah produk mudah dibawa dan dapat langsung digunakan.

Sementara itu, merchandise untuk klien atau partner bisnis dapat menggunakan packaging yang lebih eksklusif. Gift box, kartu ucapan, atau kemasan khusus dapat memberikan pengalaman yang lebih personal.

Packaging juga dapat digunakan untuk memperkuat identitas perusahaan. Warna, logo, dan elemen visual brand dapat diterapkan pada kemasan agar keseluruhan merchandise terlihat lebih konsisten.

Namun, packaging premium tidak selalu berarti harus mahal. Desain yang rapi, pemilihan material yang tepat, dan penyusunan produk yang baik dapat menciptakan kesan profesional tanpa harus menggunakan kemasan yang berlebihan.

Pilih Produk Berdasarkan Kebiasaan Penerima

Memahami kebiasaan penerima dapat membantu perusahaan memilih merchandise yang lebih tepat.

Untuk karyawan yang banyak bekerja di depan komputer, notebook, tumbler, pouch, atau perlengkapan kerja dapat menjadi pilihan. Sementara untuk pengunjung pameran, tote bag mungkin lebih relevan karena dapat digunakan untuk membawa brosur dan berbagai barang selama acara.

Jika targetnya adalah klien atau partner bisnis, perusahaan dapat memilih produk yang memberikan kesan lebih profesional, seperti notebook premium, tumbler berkualitas, atau gift set.

Intinya, satu produk tidak harus digunakan untuk semua kelompok penerima. Semakin spesifik kebutuhan penerima, semakin mudah perusahaan menentukan merchandise yang tepat.

Jangan Menyamakan Semua Event

Salah satu kesalahan dalam pengadaan merchandise adalah menggunakan konsep yang sama untuk setiap kegiatan perusahaan. Padahal, setiap event memiliki tujuan, audiens, dan kondisi yang berbeda.

Training karyawan memiliki tujuan yang berbeda dengan pameran. Gathering internal berbeda dengan konferensi bisnis. Begitu pula corporate gift untuk klien memiliki pendekatan berbeda dengan souvenir yang dibagikan kepada pengunjung umum.

Karena itu, perusahaan sebaiknya membuat brief sederhana sebelum menentukan produk. Brief tersebut dapat mencakup jenis event, jumlah peserta, karakter penerima, tujuan pemberian merchandise, budget, serta waktu penggunaan produk.

Informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan jenis, jumlah, kualitas, dan packaging merchandise.

Merchandise yang Tepat Tidak Harus Mahal

Pada akhirnya, efektivitas merchandise tidak ditentukan hanya oleh harga atau jumlah produk dalam satu paket. Produk yang mahal belum tentu tepat jika tidak sesuai dengan kebutuhan penerimanya.

Sebaliknya, merchandise sederhana dapat memberikan manfaat besar apabila memang relevan dengan aktivitas penerima.

Untuk event internal, perusahaan dapat memprioritaskan produk yang mendukung aktivitas dan penggunaan jangka panjang. Untuk event eksternal, merchandise dapat diarahkan pada kebutuhan peserta sekaligus tujuan komunikasi brand.

Perbedaan tersebut juga dapat diterapkan pada jumlah, kualitas, desain, dan packaging.

Dengan memahami konteks acara sejak awal, perusahaan dapat menentukan merchandise secara lebih terarah. Setiap produk yang diberikan memiliki alasan yang jelas, baik sebagai perlengkapan kegiatan, bentuk apresiasi, maupun media untuk memperkenalkan identitas perusahaan.

Karena itu, merchandise yang efektif bukanlah produk yang paling mahal atau paling banyak, melainkan produk yang tepat untuk penerimanya, sesuai dengan tujuan acara, dan memiliki fungsi yang benar-benar dapat dirasakan.