Memilih vendor merchandise perusahaan bukan sekadar mencari penyedia dengan harga paling murah. Dalam pengadaan merchandise, ada banyak aspek yang perlu diperhatikan karena keputusan yang salah dapat berdampak pada kualitas produk, anggaran, hingga jadwal acara perusahaan.

Terlebih jika merchandise dipesan dalam jumlah besar, kesalahan kecil pada desain atau produksi dapat menyebabkan kerugian yang tidak sedikit. Karena itu, perusahaan perlu melakukan pengecekan sebelum menentukan vendor.

Berikut beberapa hal yang dapat menjadi checklist sebelum melakukan pemesanan merchandise perusahaan.

1. Periksa Portofolio Vendor

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah melihat portofolio vendor. Jangan hanya mengandalkan foto katalog karena katalog biasanya menampilkan produk dalam kondisi yang sudah dipilih untuk terlihat optimal.

Periksa hasil produksi yang pernah dikerjakan vendor. Perhatikan kualitas cetak, material, jahitan, finishing, packaging, serta konsistensi desain.

Portofolio juga dapat memberikan gambaran mengenai pengalaman vendor dalam menangani berbagai jenis kebutuhan. Jika vendor pernah mengerjakan proyek untuk perusahaan, instansi, event, atau pemesanan dalam jumlah besar, hal tersebut dapat menjadi nilai tambah.

2. Pastikan Vendor Memahami Kebutuhan Custom

Merchandise perusahaan hampir selalu membutuhkan elemen custom. Logo, warna brand, ukuran, material, teknik cetak, hingga packaging perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Vendor yang baik tidak hanya menerima file desain kemudian langsung memproduksi. Mereka seharusnya mampu memberikan masukan mengenai material, ukuran, teknik branding, dan kemungkinan hasil akhir.

Hal ini menjadi semakin penting jika desain memiliki banyak warna, detail kecil, atau menggunakan material khusus.

Konsultasi sebelum produksi dapat membantu perusahaan menghindari kesalahan yang baru terlihat ketika barang sudah selesai dibuat.

3. Tanyakan Minimum Order

Setiap vendor dapat memiliki ketentuan minimum order yang berbeda. Informasi ini sebaiknya ditanyakan sejak awal.

Jangan sampai perusahaan sudah menentukan desain dan produk, tetapi jumlah yang dibutuhkan ternyata berada di bawah minimum pemesanan vendor.

Selain jumlah minimum, tanyakan juga apakah harga per unit berubah berdasarkan jumlah pesanan. Informasi tersebut dapat membantu perusahaan menentukan jumlah produksi yang paling efisien.

4. Minta Sample Jika Diperlukan

Untuk pemesanan dalam jumlah besar, sample dapat menjadi langkah penting sebelum produksi massal.

Sample memungkinkan perusahaan memeriksa ukuran, warna, material, posisi logo, teknik cetak, finishing, dan packaging secara langsung.

Memang, proses sample dapat membutuhkan tambahan waktu dan biaya. Namun, langkah tersebut jauh lebih aman dibandingkan menemukan kesalahan setelah ribuan produk selesai diproduksi.

Jika terdapat bagian yang tidak sesuai, perusahaan masih memiliki kesempatan untuk melakukan revisi sebelum produksi berjalan dalam jumlah besar.

5. Pastikan Timeline Produksi

Merchandise yang berkualitas tetap menjadi masalah jika datang setelah acara selesai.

Karena itu, timeline produksi perlu dibicarakan secara jelas sejak awal. Jangan hanya menanyakan apakah vendor dapat menyelesaikan pesanan, tetapi tanyakan juga kapan proses desain, approval, produksi, quality control, dan pengiriman dilakukan.

Perusahaan sebaiknya memberikan deadline acara kepada vendor sejak awal. Dengan begitu, vendor dapat menentukan jadwal produksi dan perusahaan memiliki waktu cadangan jika terjadi kendala.

6. Perhatikan Legalitas dan Administrasi

Untuk kebutuhan perusahaan atau instansi, aspek administrasi tidak kalah penting dari kualitas produk.

Pastikan vendor dapat menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk proses pengadaan, seperti quotation, invoice, dan dokumen perpajakan sesuai kebutuhan perusahaan.

Administrasi yang jelas akan membuat proses pembayaran, pencatatan, dan pelaporan internal menjadi lebih mudah.

7. Jangan Hanya Membandingkan Harga

Harga merupakan faktor penting, tetapi sebaiknya bukan satu-satunya dasar pengambilan keputusan.

Dua vendor dapat menawarkan produk yang terlihat sama dengan harga berbeda. Namun, material, teknik branding, kualitas produksi, packaging, layanan, dan proses quality control dapat berbeda jauh.

Karena itu, bandingkan penawaran berdasarkan keseluruhan value.

Vendor dengan harga sedikit lebih tinggi dapat menjadi pilihan yang lebih masuk akal apabila memberikan kualitas bahan yang lebih baik, proses produksi yang lebih aman, serta layanan yang lebih lengkap.

Sebaliknya, harga murah dapat menjadi mahal jika produk harus diproduksi ulang karena hasilnya tidak sesuai.

8. Perhatikan Komunikasi dan Respons Vendor

Aspek yang sering dilupakan adalah kualitas komunikasi.

Vendor merchandise perlu berkomunikasi dengan cepat dan jelas, terutama ketika perusahaan memiliki deadline yang ketat. Respons yang lambat dapat memperlambat proses approval dan meningkatkan risiko keterlambatan produksi.

Perhatikan bagaimana vendor menjawab pertanyaan, memberikan informasi, menangani revisi, dan menjelaskan kendala. Proses komunikasi sejak awal dapat menjadi gambaran mengenai bagaimana proyek akan berjalan setelah pemesanan dilakukan.

Kesimpulan

Memilih vendor merchandise perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar membandingkan daftar harga. Perusahaan perlu melihat kualitas produk, kemampuan custom, pengalaman vendor, proses sample, minimum order, timeline, administrasi, hingga kualitas komunikasi.

Sebelum melakukan pemesanan, gunakan checklist tersebut untuk mengevaluasi vendor secara lebih objektif.

Vendor yang tepat bukan hanya mampu menghasilkan merchandise sesuai desain, tetapi juga dapat membantu perusahaan mengelola proses pengadaan dari awal hingga produk diterima.

Dengan melakukan pengecekan sejak awal, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan produksi, menghindari keterlambatan, dan mendapatkan merchandise yang sesuai dengan kebutuhan serta citra brand.