Memilih souvenir perusahaan sering kali terlihat sederhana. Tinggal menentukan produk, memasang logo, lalu melakukan produksi. Namun, kenyataannya proses tersebut membutuhkan pertimbangan yang cukup matang, terutama ketika jumlah pesanan mencapai ratusan hingga ribuan unit.

Kesalahan dalam menentukan produk atau menghitung anggaran dapat membuat biaya membengkak. Sebaliknya, terlalu fokus mencari harga murah juga berisiko menghasilkan souvenir yang kurang berkualitas dan akhirnya tidak digunakan oleh penerima.

Karena itu, perusahaan perlu menemukan keseimbangan antara harga, fungsi, kualitas, dan tujuan pemberian souvenir. Berikut lima tips yang dapat membantu memilih souvenir perusahaan sesuai budget.

1. Tentukan Tujuan Souvenir

Langkah pertama sebelum memilih produk adalah menentukan tujuan pemberiannya. Jangan membeli merchandise hanya karena produknya sedang populer atau terlihat menarik.

Setiap kebutuhan perusahaan dapat membutuhkan jenis souvenir yang berbeda. Merchandise untuk seminar, misalnya, biasanya mengutamakan produk yang praktis dan dapat digunakan selama acara. Sementara itu, souvenir untuk klien atau partner bisnis mungkin membutuhkan produk dengan tampilan yang lebih eksklusif.

Begitu juga dengan merchandise untuk gathering, anniversary perusahaan, promosi brand, hingga apresiasi kepada karyawan. Masing-masing memiliki tujuan dan karakter penerima yang berbeda.

Dengan menentukan tujuan sejak awal, perusahaan dapat lebih mudah menyaring pilihan produk. Pertanyaan sederhana seperti “Souvenir ini akan digunakan untuk apa?” dapat membantu menghindari pembelian produk yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkan.

2. Tentukan Target Penerima

Setelah menentukan tujuan, langkah berikutnya adalah mengetahui siapa yang akan menerima souvenir tersebut.

Souvenir untuk peserta seminar tentu tidak harus sama dengan corporate gift untuk direksi atau klien VIP. Jumlah penerima dan karakter mereka juga dapat memengaruhi jenis produk yang sebaiknya dipilih.

Untuk acara dengan jumlah peserta yang besar, merchandise fungsional dan ekonomis seperti notebook, pulpen, tote bag, pouch, atau tumbler dapat menjadi pilihan. Produk-produk tersebut relatif mudah digunakan dalam aktivitas sehari-hari sehingga peluang untuk benar-benar dimanfaatkan oleh penerima menjadi lebih besar.

Sebaliknya, untuk penerima yang lebih terbatas seperti klien penting atau partner bisnis, perusahaan dapat mempertimbangkan gift set dengan produk yang lebih premium. Kemasan juga dapat dibuat lebih eksklusif agar pengalaman saat menerima hadiah terasa lebih personal.

Memahami target penerima membuat perusahaan tidak sekadar membeli barang dalam jumlah banyak, tetapi memilih produk yang memang memiliki nilai bagi orang yang menerimanya.

3. Hitung Budget per Orang

Salah satu cara paling sederhana untuk mengontrol anggaran adalah menghitung budget berdasarkan jumlah penerima.

Misalnya, perusahaan memiliki anggaran Rp10 juta dan ingin memberikan souvenir kepada 200 orang. Dengan membagi total anggaran dengan jumlah penerima, perusahaan memiliki batas rata-rata sekitar Rp50.000 per orang.

Perhitungan ini dapat menjadi titik awal untuk menentukan produk yang sesuai. Tim pengadaan tidak perlu langsung mencari semua jenis merchandise yang tersedia, tetapi dapat mempersempit pilihan berdasarkan kisaran harga tersebut.

Namun, perlu diingat bahwa harga produk custom dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, seperti jumlah pesanan, jenis material, teknik branding, packaging, dan tingkat kerumitan desain.

Karena itu, budget per orang sebaiknya digunakan sebagai acuan, bukan angka yang berdiri sendiri. Pastikan juga biaya tambahan seperti packaging, pengiriman, atau kebutuhan khusus lainnya sudah diperhitungkan sejak awal.

4. Jangan Mengorbankan Fungsi Demi Harga

Harga murah memang terlihat menguntungkan. Namun, produk dengan harga paling rendah belum tentu menjadi pilihan paling hemat.

Bayangkan perusahaan memesan souvenir dalam jumlah besar, tetapi kualitas produknya terlalu rendah sehingga sebagian besar penerima tidak menggunakannya. Secara angka, perusahaan mungkin berhasil menghemat biaya produksi. Namun dari sisi branding, manfaat yang diperoleh menjadi jauh lebih kecil.

Souvenir yang baik tidak harus mahal. Produk sederhana justru dapat memberikan dampak yang lebih baik selama memiliki fungsi yang jelas dan kualitas yang layak.

Notebook yang nyaman digunakan, tumbler yang memiliki material baik, atau tote bag dengan desain menarik dapat menjadi pilihan yang lebih efektif daripada produk yang terlihat unik tetapi tidak memiliki manfaat setelah acara selesai.

Karena itu, jangan hanya membandingkan harga. Pertimbangkan juga kualitas, fungsi, daya tahan, dan kemungkinan produk tersebut digunakan kembali oleh penerima.

Semakin sering merchandise digunakan, semakin besar pula peluang identitas perusahaan terlihat dalam kehidupan sehari-hari penerimanya.

5. Perhitungkan Waktu Produksi

Selain budget dan produk, waktu juga harus masuk dalam perencanaan.

Souvenir custom dalam jumlah besar membutuhkan beberapa tahapan, mulai dari pemilihan produk, pembuatan desain, persetujuan, produksi, quality control, hingga pengiriman. Jika produk memiliki customisasi yang cukup kompleks, waktu pengerjaannya juga dapat menjadi lebih panjang.

Kesalahan yang sering terjadi adalah menjadikan tanggal acara sebagai satu-satunya patokan. Ketika acara sudah semakin dekat, perusahaan baru mulai mencari vendor dan menentukan desain. Akibatnya, pilihan produk menjadi terbatas dan risiko keterlambatan semakin besar.

Karena itu, pemesanan sebaiknya dilakukan dengan mempertimbangkan seluruh proses, bukan hanya waktu produksi.

Troole Merchandise mencantumkan waktu produksi ideal gift set sekitar 10–14 hari kerja dan juga menyediakan opsi untuk kebutuhan seminar kit yang lebih mendesak dengan batas tertentu. Informasi mengenai waktu produksi tetap perlu dikonfirmasi kembali sesuai jenis produk, jumlah pesanan, dan tingkat customisasi yang dibutuhkan.

Semakin kompleks produk dan semakin besar jumlah pesanan, semakin penting memberikan waktu yang cukup kepada vendor.

Memilih Souvenir Bukan Sekadar Mencari Harga Termurah

Memilih souvenir perusahaan yang sesuai budget bukan berarti harus mencari produk dengan harga paling rendah. Ada tiga hal utama yang perlu dipertemukan, yaitu budget, kebutuhan penerima, dan tujuan perusahaan.

Jika ketiganya sudah ditentukan sejak awal, proses memilih merchandise akan menjadi jauh lebih terarah. Perusahaan juga dapat mengurangi risiko salah memilih produk, kelebihan anggaran, maupun keterlambatan produksi.

Pada akhirnya, souvenir yang efektif adalah produk yang sesuai dengan kemampuan budget perusahaan, berguna bagi penerimanya, dan tetap mampu membawa identitas brand secara profesional.

Dengan perencanaan yang matang, merchandise tidak hanya menjadi barang yang dibagikan saat acara, tetapi juga dapat menjadi bagian dari strategi branding perusahaan yang terus memberikan manfaat setelah acara selesai.