Outing kantor adalah salah satu cara yang efektif untuk mempererat hubungan antar karyawan dan memberikan penyegaran setelah bekerja keras. Agar acara berjalan dengan lancar dan sukses, persiapan yang matang sangat penting. Persiapan yang baik akan memastikan semua peserta bisa menikmati acara tanpa ada hambatan. Artikel ini akan membahas 7 langkah penting yang perlu dipersiapkan untuk acara outing kantor.
Baca Juga: Ide Souvenir Unik untuk Pelatihan Tim
1. Tentukan Tanggal
Menentukan tanggal outing kantor merupakan langkah pertama yang sangat krusial. Pilihlah tanggal yang sesuai untuk mayoritas peserta dan pastikan tidak bertabrakan dengan jadwal penting di kantor.
Survey Tanggal Terbaik: Lakukan survei atau polling untuk menentukan tanggal yang paling sesuai bagi karyawan.
Pertimbangkan Cuaca dan Musim: Perhatikan juga musim dan cuaca, agar kegiatan outing yang direncanakan dapat berjalan dengan lancar.
2. Memilih Tempat Tujuan Outing
Lokasi outing memainkan peran penting dalam menentukan kesuksesan acara. Pilih tempat yang menawarkan fasilitas lengkap, suasana yang nyaman, dan mendukung kegiatan yang direncanakan.
Lokasi Outdoor atau Indoor: Tentukan apakah outing akan diadakan di lokasi outdoor seperti pantai atau gunung, atau di tempat indoor seperti resort atau villa.
Jarak dan Aksesibilitas: Pilih tempat yang tidak terlalu jauh dari kantor untuk menghemat waktu dan biaya perjalanan. Perhatikan juga fasilitas transportasi yang tersedia.
3. Tentukan Panitia Acara Outing
Membentuk panitia acara sangat penting untuk memastikan bahwa semua aspek outing terorganisir dengan baik. Pastikan panitia terdiri dari individu yang bertanggung jawab dalam mengurus berbagai hal mulai dari transportasi hingga kegiatan di lokasi.
Tugas Panitia: Tentukan divisi seperti transportasi, akomodasi, konsumsi, dan acara. Setiap divisi harus memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.
Koordinasi yang Baik: Panitia harus memiliki perencanaan yang terstruktur dan terkoordinasi dengan baik untuk menghindari kekacauan.
4. Tentukan Anggaran Acara
Sebelum melangkah lebih jauh, pastikan anggaran acara sudah ditentukan. Ini akan membantu dalam memilih tempat, aktivitas, dan berbagai kebutuhan outing lainnya.
Perencanaan Biaya Detail: Mulai dari transportasi, akomodasi, makanan, hingga kegiatan tambahan seperti hadiah atau game.
Pencarian Sponsor (Opsional): Jika memungkinkan, Sobat Troole juga bisa mencari sponsor untuk mengurangi beban biaya outing.
5. Persiapan Outfit untuk Acara
Outing kantor biasanya identik dengan kegiatan yang melibatkan banyak aktivitas fisik. Oleh karena itu, pastikan peserta membawa outfit yang nyaman dan sesuai dengan kegiatan yang direncanakan.
Sesuai dengan Kegiatan: Jika ada kegiatan outdoor, sarankan peserta untuk mengenakan pakaian olahraga atau pakaian yang tidak mudah rusak.
Seragam untuk Outing: Seragam bisa menjadi cara yang baik untuk membangun kekompakan dan kebersamaan antar peserta.
6. Hitung Budget untuk Seragam Outing
Seragam khusus untuk outing kantor bisa menjadi elemen menarik yang menambah semangat dan kesatuan di antara para peserta. Untuk itu, anggaran seragam harus diperhitungkan dengan matang.
Desain yang Unik: Pastikan desain seragam sesuai dengan tema outing. Pilihlah bahan yang nyaman dipakai selama kegiatan.
Pesan Sesuai Jumlah Peserta: Pastikan memesan seragam dengan jumlah yang tepat dan dengan ukuran yang sesuai untuk semua peserta.
7. Hubungi Vendor Pembuatan Outfit untuk Outing
Jika seragam outing sudah direncanakan, langkah berikutnya adalah mencari vendor yang mampu memenuhi pesanan tersebut.
Pilih Vendor Berkualitas: Pilih vendor yang berpengalaman dalam memproduksi seragam untuk acara seperti outing, baik dari segi kualitas bahan maupun ketepatan waktu pengiriman.
Diskusikan Desain dan Waktu Produksi: Pastikan vendor memahami deadline dan kebutuhan seragam agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman.
Persiapan outing kantor yang sukses memerlukan perencanaan yang matang, mulai dari menentukan tanggal hingga memilih seragam yang cocok. Dengan langkah-langkah persiapan yang tepat, outing kantor dapat menjadi momen yang menyenangkan dan mempererat hubungan antar karyawan. Pastikan Sobat Troole juga bekerja sama dengan vendor yang profesional untuk memastikan acara berjalan lancar dan memberikan pengalaman yang berkesan bagi semua peserta.
