Pengertian Seminar Kit
Seminar kit adalah sebuah atau beberapa item barang yang dijadikan satu, digabungkan dalam satu bundel atau paket (kit). Seminar kit pada umumnya berupa paket souvenir yang diberikan oleh suatu institusi, organisasi, brand, atau perusahaan ketika mengadakan suatu seminar publik atau privat. Suovenir yang dibagikan pada acara seminar tersebut berfungsi untuk memberi kenang-kenangan atau sebagai cinderamata kepada peserta seminar.
Baca Juga: Desain Seminar Kit yang Memukau: Cara Memikat Peserta Seminar
Manfaat Seminar Kit
Seringkali seminar kit diberikan kepada para peserta seminar sebagai panduan dan sumber informasi selama acara berlangsung. Selain itu, seminar kit juga dapat digunakan sebagai sarana promosi bagi penyelenggara acara atau sponsor yang ingin meningkatkan brand awareness mereka melalui promosi di dalam kit seminar tersebut.
Berikut adalah beberapa manfaat dari penggunaan seminar kit dalam sebuah acara seminar:
1. Memudahkan Peserta Seminar
Dengan menyediakan seminar kit yang lengkap, peserta seminar akan merasa lebih mudah dan terbantu dalam mengikuti acara. Seminar kit yang berisi panduan, alat tulis, dan bahan-bahan pendukung lainnya akan membantu peserta dalam memahami materi presentasi dan mencatat informasi penting.
2. Meningkatkan Profesionalitas
Seminar kit yang dirancang dengan desain yang menarik dan profesional dapat meningkatkan citra dan kesan positif terhadap acara seminar atau penyelenggara acara. Peserta seminar akan merasa bahwa acara yang diadakan memiliki standar yang tinggi dan mempertimbangkan untuk mengikuti acara serupa di masa depan.
3. Sebagai Sarana Promosi
Seminar kit juga dapat digunakan sebagai sarana promosi untuk memperkenalkan sponsor atau penyelenggara acara. Dengan mencantumkan logo atau informasi perusahaan pada seminar kit, peserta seminar dapat mengenal dan memperhatikan perusahaan tersebut.
4. Meningkatkan Nilai Acara
Dalam acara seminar atau presentasi, seminar kit dapat meningkatkan nilai acara. Peserta seminar akan merasa lebih terbantu dalam memahami dan mengikuti materi presentasi, sehingga acara seminar akan lebih sukses dan bermanfaat bagi peserta.
5. Mengingatkan Peserta
Seminar kit dapat menjadi kenang-kenangan atau souvenir bagi peserta seminar. Dengan memiliki seminar kit, peserta seminar dapat mengingat kembali acara seminar dan materi presentasi yang telah diberikan, serta memperhatikan sponsor atau penyelenggara acara.
Jenis dan Contoh Isi Seminar Kit
Seminar kit biasanya terdiri dari berbagai macam benda yang diperlukan untuk memfasilitasi acara seminar, seperti alat tulis, buku panduan, pamflet, brosur, formulir evaluasi, sertifikat, dan lain sebagainya.
Sebenarnya tidak ada aturan baku tentang item apa saja yang wajib ada dalam seminar kit. Biasanya isi seminar kit disesuaikan dengan kegiatan seminar tersebut, atau berfokus pada bidang apa penyelenggara kegiatan tersebut didirikan.
Berikut adalah contoh isi seminar kit yang biasa digunakan.
1. Alat Tulis Kantor (ATK)
ATK yang paling sering digunakan biasanya pulpen atau bolpoin. Mengingat fungsinya untuk mencatat materi yang disampaikan narasumber selama kegiatan seminar, pulpen atau bolpoin menjadi isi seminar kit yang sangat penting dan populer. Pulpen atau bolpoin ini biasanya sudah dikustomisasi sedemikian rupa sehingga memiliki atribut lembaga atau perusahaan penyelenggara dalam rangka brand awareness dan promosi jangka panjang.
2. Block Note / Note Book / Buku Agenda / Notes
Block Note atau note book atau buku agenda atau notes merupakan item berikutnya yang sering dijadikan isi seminar kit. Satu paket dengan pulpen atau bolpoin, block note menjadi tempat untuk mencatat materi. Meskipun para peserta terkadang membawa buku sendiri, atau ada yang membawa laptop juga, keberadaan block note tetap penting mengingat faktor efisiensi atau kepraktisan.
Sama halnya dengan pulpen atau bolpoin, block note ini pun biasanya sudah dikustomisasi dengan identitas brand, perusahaan, ataupun sponsor seminar pada bagian yang mencolok. Buku program berisi jadwal acara, daftar pemateri, dan informasi lainnya terkait seminar. Sedangkan materi seminar bisa berupa buku, buku panduan, brosur, leaflet, atau informasi terkait topik seminar.
4. ID Card + Tali Lanyard
ID Card merupakan item isi seminar kit yang penting, karena berfungsi sebagai penanda identitas peserta kegiatan seminar. Untuk membedakan mana peserta dan mana panitia. Terlebih lagi jika seminar diselenggarakan di tempat umum yang dapat diakses siapa saja. Pada umumnya pembuatan atau pemesanan ID Card juga sudah termasuk Tali Lanyard sebagai tempat mengalungkan ID Card pada leher. ID Card dan Tali Lanyard ini pun didesain dan dikustomisasi sedemikian rupa dengan memasukkan unsur identitas brand atau perusahaan yang menyelenggarakan seminar.
5. Tumbler
Tumbler adalah salah satu item yang dapat dijadikan sebagai isi seminar kit. Tumbler berfungsi sebagai wadah untuk minuman, sehingga peserta seminar dapat membawa minuman mereka sendiri selama acara berlangsung. Selain itu, tumbler juga merupakan item yang ramah lingkungan karena dapat digunakan berulang kali, mengurangi penggunaan botol plastik sekali pakai yang berdampak negatif bagi lingkungan.
Tumbler yang digunakan sebagai isi seminar kit biasanya memiliki logo atau nama seminar yang tercetak di permukaan tumbler, sehingga menjadi sebuah cinderamata atau kenang-kenangan bagi peserta seminar. Selain itu, tumbler juga dapat menjadi item yang berguna dan bernilai bagi peserta seminar, sehingga dapat meningkatkan pengalaman mereka selama mengikuti acara seminar.
6. Sertifikat
Sertifikat diberikan kepada peserta seminar sebagai bukti bahwa mereka telah mengikuti acara seminar tersebut. Sertifikat biasanya mencantumkan nama peserta, nama seminar, tanggal dan tempat acara, serta tanda tangan dari penyelenggara seminar. Sertifikat bisa menjadi sebuah penghargaan dan pengakuan atas partisipasi dan kontribusi peserta seminar, sehingga dapat meningkatkan rasa puas dan kepercayaan diri peserta seminar.
Selain itu, sertifikat juga dapat menjadi bukti pengalaman dan kompetensi bagi peserta seminar, yang dapat berguna untuk keperluan akademik atau profesional di masa depan. Namun, perlu diingat bahwa sertifikat sebaiknya hanya diberikan kepada peserta yang memenuhi persyaratan untuk menerima sertifikat, seperti telah mengikuti acara seminar secara aktif atau telah memenuhi standar penilaian yang ditetapkan oleh penyelenggara seminar.
7. Sticker
Karena sticker dapat ditempelkan di berbagai media sesuai dengan keinginan peserta kegiatan seminar, maka desainlah Sticker sebagus mungkin untuk dimasukkan sebagai salah satu item dalam mengisi Seminar Kit. Tak lupa masukkan unsur identitas brand atau perusahaan di dalam sticker tersebut sebagai media promosi dan brand awareness.
8. Flash Disk
Flash disk adalah salah satu item yang dapat dijadikan sebagai isi seminar kit. Flash disk merupakan alat penyimpanan data yang praktis dan mudah dibawa-bawa, sehingga dapat digunakan oleh peserta seminar untuk menyimpan materi atau presentasi yang diberikan selama acara seminar.
Flash disk yang digunakan sebagai isi seminar kit biasanya memiliki logo atau nama seminar yang tercetak di permukaan flash disk, sehingga dapat menjadi sebuah cinderamata atau kenang-kenangan bagi peserta seminar. Flash disk souvenir atau seminar kit ini bervariasi dari segi bentuk, ukuran, dan kapasitas penyimpanan data.
9. Tote Bag atau Tas Seminar Kit
Tote bag atau tas seminar kit berguna untuk memasukkan semua item seminar kit yang Mimin sebutkan di atas. Pastikan untuk menggunakan tas berkualitas bagus sehingga dapat digunakan oleh peserta seminar untuk kegiatan kedepannya. Perhatikan ukuran tas, jangan terlalu kecil dan jangan pula terlalu besar.
Untuk bahan sendiri biasanya menggunakan bahan Blacu atau Spundhound yang nyaman, ramah lingkungan, dan berkualitas bagus, namun tetap terjangkau. Di bagian depan tas biasanya ditambahkan identitas brand perusahaan sebagai media promosi, atau nama acara seminar yang diselenggarakan.
Untuk Sobat Troole yang membutuhkan paket seminar kit dengan isi barang – barang diatas, sobat dapat memesan produk isi seminar kit custom di Troole Merchandise Project.
Memilih Seminar Kit
Berikut ini adalah tips memilih seminar kit yang baik.
1. Pertimbangkan Tujuan dan Tema Seminar
Seminar kit yang dipilih sebaiknya sesuai dengan tujuan dan tema seminar. Misalnya, jika seminar bertema teknologi, maka seminar kit yang dipilih dapat berupa flash disk atau power bank yang berhubungan dengan teknologi.
2. Sesuaikan dengan Anggaran
Tentukan anggaran yang tersedia untuk seminar kit. Sesuaikan pilihan seminar kit dengan anggaran yang dimiliki tanpa mengorbankan kualitas dan fungsi dari seminar kit tersebut.
3. Pilih Barang yang Bermanfaat
Pilih barang yang bermanfaat bagi peserta seminar, seperti tumbler, tote bag, atau notebook yang dapat digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Hal ini dapat membuat peserta seminar merasa terkesan dan memiliki pengalaman yang baik dari event seminar.
4. Sesuaikan dengan Jumlah Peserta
Pastikan jumlah seminar kit yang dipilih sesuai dengan jumlah peserta seminar, dan tersedia dalam jumlah yang mencukupi, serta sudah disiapkan dengan baik sebelum acara dimulai.
5. Cetak Branding Acara
Seminar kit sebaiknya mencantumkan branding atau logo acara seminar. Hal ini dapat meningkatkan brand awareness dan kenangan peserta seminar terhadap acara tersebut.
6. Pertimbangkan Keamanan
Pastikan bahwa seminar kit yang dipilih aman dan sesuai dengan standar keamanan yang berlaku. Jangan memilih seminar kit yang dapat membahayakan peserta seminar atau lingkungan sekitar.
7. Pilih Tempat Layanan Pembuatan Seminar Kit yang Terbaik
Sangat penting memilih vendor atau layanan pembuatan seminar kit yang baik dan terpercaya. Salah satu tempat layanan pembuatan seminar kit yang baik dan terpercaya di kota Bandung adalah Troole Merchandise Project. Silakan berkonsultasi dengan Customer Service Troole secara gratis.
Troole Merchandise Project sudah berpengalaman dalam menangani pemesanan souvenir dan merchandise perusahaan, serta kelengkapan seminar kit untuk keperluan seminar dan berbagai event lainnya.
Mulai dari pembuatan souvenir dan merchandise perusahaan yang umum, seperti tumbler custom, pulpen custom, notes custom, tote bag custom, topi custom, kalender custom, apparel, hingga souvenir dan merchandise perusahaan yang unik dan eksklusif seperti power bank custom, speaker bluetooth custom, travel adaptor custom, USB flashdisk custom, dan pulpen USB custom. Teman Troole bisa mengecek portofolio di website kami, atau mengikuti akun Instagram kami: @troole.id.
