Memesan kalender custom untuk kebutuhan perusahaan bukan hanya soal menentukan desain, ukuran, dan jenis kalender. Satu hal yang juga perlu dipikirkan sejak awal adalah jumlah kalender yang akan dicetak. Menentukan jumlah secara tepat dapat membantu perusahaan menghindari kekurangan stok, mengurangi produk yang tersisa, sekaligus membuat anggaran produksi lebih terkontrol.

Kalender custom sendiri sering digunakan sebagai merchandise perusahaan, corporate gift, souvenir akhir tahun, hingga perlengkapan untuk berbagai kegiatan seperti meeting, gathering, seminar, dan acara perusahaan lainnya. Karena penerimanya bisa cukup beragam, kebutuhan jumlah kalender pun perlu dihitung berdasarkan tujuan penggunaannya.

Lalu, bagaimana cara menentukan jumlah cetak kalender custom yang tepat? Berikut beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan.

Tentukan Siapa Saja Penerima Kalender

Langkah pertama adalah membuat daftar penerima kalender. Jangan langsung menentukan jumlah hanya berdasarkan perkiraan, karena kebutuhan setiap perusahaan bisa berbeda.

Kalender dapat diberikan kepada karyawan, pelanggan, partner bisnis, distributor, supplier, tamu perusahaan, hingga peserta sebuah acara. Jika kalender digunakan sebagai bagian dari corporate gift, jumlahnya juga perlu disesuaikan dengan jumlah paket yang akan dibuat.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki 300 karyawan. Jika seluruh karyawan mendapatkan kalender, kebutuhan awalnya adalah 300 pcs. Kemudian perusahaan ingin memberikan kalender kepada 100 pelanggan dan 50 partner bisnis. Artinya, kebutuhan dasar sudah mencapai 450 pcs.

Dengan membuat daftar penerima sejak awal, perusahaan akan lebih mudah mengetahui jumlah kalender yang benar-benar dibutuhkan.

Hitung Berdasarkan Kebutuhan Acara

Kalender custom juga sering digunakan sebagai merchandise untuk acara perusahaan. Misalnya, kalender diberikan kepada peserta Rakornas, RUPS, annual meeting, seminar, workshop, atau gathering.

Jika kalender digunakan untuk acara, jumlah peserta dapat menjadi dasar perhitungan. Namun, sebaiknya jangan mencetak dengan jumlah yang benar-benar pas sesuai daftar peserta.

Misalnya terdapat 500 peserta dalam sebuah acara. Mencetak tepat 500 kalender memang terlihat efisien, tetapi bagaimana jika terdapat peserta tambahan, tamu khusus, atau beberapa produk mengalami kerusakan saat proses pengiriman?

Karena itu, perusahaan dapat menyediakan beberapa unit tambahan sebagai cadangan. Jumlah tambahan dapat disesuaikan dengan skala acara dan sistem distribusinya.

Siapkan Kalender untuk Kebutuhan Internal

Selain untuk dibagikan kepada pihak eksternal, perusahaan mungkin membutuhkan kalender untuk kebutuhan internal.

Beberapa kalender dapat ditempatkan di ruang meeting, ruang kerja, meja resepsionis, ruang administrasi, atau area lainnya. Kalender tambahan juga dapat disimpan sebagai stok untuk kebutuhan perusahaan sepanjang tahun.

Hal ini sering kali terlupakan ketika perusahaan hanya menghitung berdasarkan jumlah pelanggan atau peserta acara. Padahal, kebutuhan internal juga dapat menjadi bagian dari perencanaan jumlah produksi.

Pertimbangkan Jumlah Pesanan dan Anggaran

Jumlah kalender yang dipesan juga berhubungan dengan anggaran produksi. Semakin besar kebutuhan, perusahaan perlu menghitung biaya secara keseluruhan agar pengadaan tetap sesuai dengan budget.

Untuk pesanan dalam jumlah besar, perusahaan dapat berkonsultasi dengan vendor mengenai pilihan produk, material, desain, dan spesifikasi yang sesuai dengan anggaran.

Misalnya, perusahaan memiliki target produksi 1.000 kalender. Daripada langsung memilih produk berdasarkan harga satuan, lebih baik membandingkan beberapa pilihan spesifikasi untuk mengetahui mana yang paling sesuai antara kualitas dan budget.

Perhitungan seperti ini akan membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kebutuhan, bukan hanya mengejar harga paling murah.

Jangan Lupa Menyiapkan Stok Cadangan

Mencetak kalender sesuai jumlah penerima memang terlihat lebih hemat, tetapi menyisakan sedikit stok cadangan bisa menjadi keputusan yang lebih aman.

Kalender cadangan dapat digunakan apabila ada penerima tambahan, kebutuhan internal yang muncul setelah produksi, atau produk mengalami kerusakan selama proses distribusi.

Jumlah cadangan tidak harus terlalu banyak. Yang terpenting adalah perusahaan memiliki beberapa unit tambahan untuk mengantisipasi kebutuhan yang tidak terduga.

Sesuaikan Jumlah dengan Sistem Distribusi

Cara kalender akan dibagikan juga perlu diperhatikan. Jika kalender diberikan langsung kepada karyawan, perhitungannya relatif sederhana. Namun, jika kalender akan dikirim kepada pelanggan atau partner bisnis di berbagai kota, perusahaan perlu memperhitungkan jumlah paket yang akan dikirim.

Contohnya, perusahaan memiliki 200 pelanggan yang tersebar di beberapa wilayah. Jika satu pelanggan mendapatkan satu kalender, kebutuhan dasarnya adalah 200 pcs. Tetapi apabila sebagian pelanggan mendapatkan lebih dari satu kalender karena memiliki beberapa cabang atau kantor, jumlah tersebut tentu perlu disesuaikan.

Perencanaan distribusi sejak awal dapat membantu perusahaan menghindari kekurangan kalender ketika proses pembagian sudah dimulai.

Lakukan Pengecekan Sebelum Produksi

Setelah semua kebutuhan dihitung, lakukan pengecekan ulang sebelum jumlah produksi ditetapkan. Pastikan jumlah karyawan, pelanggan, partner, peserta acara, kebutuhan internal, dan stok cadangan sudah masuk dalam perhitungan.

Jika kalender akan digunakan sebagai bagian dari corporate gift, periksa juga jumlah paket yang akan dibuat. Dengan begitu, jumlah kalender tidak hanya berdasarkan perkiraan, tetapi benar-benar berasal dari kebutuhan aktual.

Perencanaan yang matang akan membuat proses pengadaan menjadi lebih teratur. Perusahaan juga dapat mengurangi risiko mencetak terlalu sedikit atau terlalu banyak kalender.

Pesan Kalender Custom Sesuai Kebutuhan Perusahaan di Troole

Menentukan jumlah cetak kalender custom memang terlihat sederhana, tetapi membutuhkan perhitungan agar hasil produksinya sesuai kebutuhan. Mulai dari siapa penerimanya, jumlah peserta acara, kebutuhan internal, sistem distribusi, hingga stok cadangan perlu dipertimbangkan sebelum produksi dimulai.

Troole Merchandise menyediakan berbagai pilihan kalender custom untuk perusahaan dan instansi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Selain kalender, Troole juga menyediakan berbagai merchandise perusahaan untuk kebutuhan corporate gift, event, meeting, dan kegiatan lainnya.

Jika perusahaan sedang menyiapkan kalender dalam jumlah banyak, kebutuhan jumlah produksi, pilihan produk, dan spesifikasi dapat dikonsultasikan terlebih dahulu agar sesuai dengan kebutuhan sekaligus anggaran.

Dengan perencanaan yang tepat, kalender custom bukan hanya menjadi merchandise akhir tahun, tetapi juga dapat menjadi media branding yang digunakan penerima sepanjang tahun.