Media memiliki peran penting dalam membantu perusahaan menyampaikan informasi kepada publik. Karena itu, membangun hubungan yang baik dengan media menjadi salah satu bagian yang perlu diperhatikan dalam aktivitas komunikasi perusahaan.

Salah satu kegiatan yang dapat digunakan untuk menjaga hubungan tersebut adalah media gathering. Acara ini dapat menjadi ruang bagi perusahaan untuk berinteraksi secara langsung dengan jurnalis dan perwakilan media dalam suasana yang lebih santai dan komunikatif.

Selain materi acara dan interaksi yang berlangsung, perusahaan juga dapat memberikan giftset sebagai bentuk apresiasi kepada media yang hadir. Giftset yang dirancang dengan tepat dapat menjadi bagian dari pengalaman acara sekaligus menjadi pengingat setelah kegiatan selesai.

Namun, memberikan giftset bukan sekadar memasukkan beberapa barang ke dalam sebuah box. Pemilihan produk, desain, packaging, hingga cara pemberiannya perlu dipikirkan agar sesuai dengan karakter media gathering.

Mengapa Giftset Penting dalam Media Gathering?

Giftset dapat menjadi bentuk penghargaan sederhana atas waktu dan kehadiran para tamu dalam sebuah acara. Produk yang diberikan juga dapat menjadi kenang-kenangan dari kegiatan yang telah berlangsung.

Berbeda dengan merchandise yang hanya berfokus pada branding, giftset dapat dirancang dengan pendekatan yang lebih personal. Isi produk dapat dipilih berdasarkan kebutuhan dan aktivitas penerima.

Ketika produk memiliki fungsi yang jelas, kemungkinan digunakan kembali setelah acara juga lebih besar. Hal ini membuat hubungan antara penerima dan identitas perusahaan dapat terus teringat secara natural.

1. Pilih Produk yang Relevan untuk Media

Pemilihan isi giftset perlu mempertimbangkan aktivitas penerimanya. Untuk media gathering, produk yang praktis dapat menjadi pilihan.

Notebook dan pulpen, misalnya, dapat digunakan untuk mencatat informasi selama acara maupun kebutuhan pekerjaan. Tumbler dapat digunakan sehari-hari, sedangkan pouch dapat digunakan untuk menyimpan berbagai perlengkapan kecil.

Produk seperti tote bag juga dapat digunakan untuk membawa notebook, dokumen, atau perlengkapan lainnya selama kegiatan.

Tidak perlu memasukkan terlalu banyak barang. Beberapa produk yang fungsional dan berkualitas dapat memberikan pengalaman yang lebih baik dibandingkan giftset dengan banyak isi tetapi kurang relevan.

2. Sesuaikan dengan Karakter Acara

Konsep giftset sebaiknya mengikuti karakter media gathering. Jika acaranya formal, desain giftset dapat dibuat minimalis dan elegan. Jika acara memiliki konsep yang lebih santai atau kreatif, desain dapat dibuat lebih fleksibel.

Warna, ilustrasi, typography, dan packaging dapat disesuaikan dengan tema acara maupun identitas perusahaan.

Konsistensi antara dekorasi acara, materi komunikasi, dan giftset dapat membuat keseluruhan kegiatan terlihat lebih terencana.

3. Gunakan Branding Secara Proporsional

Corporate gift tetap perlu memiliki identitas perusahaan, tetapi branding tidak harus dibuat berlebihan.

Logo dapat ditempatkan pada bagian tertentu dari produk dengan ukuran yang proporsional. Untuk produk premium, teknik seperti laser engraving, emboss, atau cetak minimalis dapat digunakan sesuai material.

Selain logo, perusahaan dapat menggunakan warna brand atau elemen visual dari tema acara. Dengan begitu, giftset tetap membawa identitas perusahaan tanpa terlihat seperti media promosi yang terlalu agresif.

4. Buat Packaging yang Menarik

Packaging menjadi bagian penting dari pengalaman penerima. Giftset yang dikemas dengan rapi dapat memberikan kesan profesional bahkan sebelum produk di dalamnya digunakan.

Untuk media gathering, perusahaan dapat memilih box dengan desain sederhana dan elegan. Produk dapat ditata menggunakan insert agar tidak berantakan ketika dibuka.

Tambahkan kartu ucapan yang berisi pesan apresiasi kepada media yang telah hadir. Pesannya tidak perlu panjang. Kalimat singkat yang tulus dan profesional sudah cukup untuk memberikan sentuhan personal.

5. Pertimbangkan Giftset Ramah Lingkungan

Konsep sustainability dapat diterapkan dalam pemilihan giftset. Perusahaan dapat menggunakan produk reusable seperti tumbler, tote bag kain, atau notebook berbahan daur ulang.

Packaging juga dapat dirancang agar dapat digunakan kembali. Misalnya, box yang memiliki desain menarik dapat dimanfaatkan penerima sebagai tempat penyimpanan.

Pendekatan ini dapat membuat giftset memiliki fungsi lebih panjang sekaligus mengurangi penggunaan kemasan yang hanya digunakan sekali.

6. Sesuaikan dengan Budget

Giftset yang terlihat eksklusif tidak selalu harus menggunakan produk dengan harga paling mahal. Procurement dapat menentukan budget per paket terlebih dahulu, kemudian memilih kombinasi produk yang sesuai.

Misalnya, perusahaan dapat memilih satu produk utama dengan kualitas premium kemudian menambahkan satu atau dua produk pendukung.

Perhitungan budget juga perlu mencakup biaya branding, packaging, kartu ucapan, sample, dan pengiriman. Dengan begitu, total biaya dapat diperkirakan sejak awal.

7. Pastikan Kualitas Produk

Kualitas produk merupakan bagian yang penting karena giftset membawa identitas perusahaan. Produk yang mudah rusak atau memiliki hasil branding kurang rapi dapat memberikan pengalaman yang kurang baik bagi penerima.

Sebelum melakukan produksi dalam jumlah besar, sebaiknya perusahaan meminta sample dari vendor. Periksa bahan, ukuran, warna, finishing, hasil cetak logo, hingga kualitas packaging.

Jika ada bagian yang tidak sesuai, revisi dapat dilakukan sebelum masuk tahap produksi massal.

8. Pilih Vendor yang Tepat

Vendor yang berpengalaman dapat membantu proses pengadaan giftset dari awal hingga selesai. Procurement sebaiknya tidak hanya membandingkan harga, tetapi juga mempertimbangkan kualitas produk, kapasitas produksi, metode custom, waktu pengerjaan, dan kemampuan packaging.

Timeline juga perlu diperhatikan. Jika giftset dibuat custom, proses desain, approval, produksi, branding, quality control, dan pengiriman membutuhkan waktu.

Pastikan vendor mampu menyelesaikan seluruh proses sebelum media gathering berlangsung.

9. Jadikan Giftset sebagai Bagian dari Pengalaman

Giftset akan lebih bermakna jika menjadi bagian dari keseluruhan acara. Perusahaan dapat memberikannya ketika tamu melakukan registrasi atau setelah acara selesai.

Cara pemberian yang terencana dapat membuat giftset terasa sebagai bagian dari pengalaman, bukan sekadar barang yang dibagikan.

Interaksi selama acara tetap menjadi bagian utama dalam membangun hubungan. Giftset berfungsi sebagai pelengkap yang membantu meninggalkan kesan setelah kegiatan selesai.

Kesimpulan

Membangun hubungan yang baik dengan media membutuhkan komunikasi yang konsisten dan pengalaman positif. Media gathering dapat menjadi salah satu ruang untuk membangun interaksi tersebut, sementara giftset dapat menjadi bentuk apresiasi yang melengkapi kegiatan.

Pemilihan produk perlu memperhatikan fungsi, kualitas, karakter acara, branding, packaging, budget, serta kebutuhan penerima. Notebook, pulpen, tumbler, pouch, tote bag, hingga giftset ramah lingkungan dapat menjadi beberapa pilihan yang relevan.

Pada akhirnya, nilai giftset bukan hanya terletak pada harga atau jumlah barang di dalamnya. Giftset yang dirancang dengan konsep yang tepat dapat menjadi pengingat terhadap acara dan bentuk perhatian perusahaan kepada para tamu.

Dengan perencanaan yang matang, giftset media gathering dapat menjadi bagian kecil dari strategi relationship building yang lebih luas dan membantu perusahaan menjaga komunikasi profesional dengan media dalam jangka panjang.