Alumni gathering menjadi salah satu momen penting bagi kampus untuk menjaga hubungan dengan para lulusan. Acara ini bukan hanya kesempatan untuk bertemu kembali dengan teman dan lingkungan kampus, tetapi juga dapat menjadi ruang untuk mempererat hubungan antara alumni dan almamater. Salah satu hal yang dapat melengkapi pengalaman tersebut adalah pemberian souvenir alumni.

Untuk acara dengan suasana eksklusif dan penerima yang beragam, gift set atau hampers dapat menjadi pilihan yang menarik. Berbeda dengan souvenir satu produk, gift set memungkinkan kampus menggabungkan beberapa barang dalam satu paket yang memiliki tema dan identitas visual yang sama. Troole sendiri menyediakan berbagai kategori merchandise, termasuk corporate gift dan gift set yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara.

Namun, memilih gift set untuk alumni gathering tidak cukup hanya dengan mencari produk yang terlihat premium. Isi, desain, packaging, hingga cara branding perlu dipertimbangkan agar souvenir benar-benar mampu mewakili karakter kampus.

1. Tentukan Karakter Alumni yang Menjadi Penerima

Langkah pertama dalam memilih souvenir alumni adalah memahami siapa penerimanya. Alumni dari berbagai angkatan tentu memiliki latar belakang, usia, profesi, dan kebutuhan yang berbeda.

Karena itu, pilih produk yang cukup universal dan tetap relevan untuk digunakan dalam aktivitas sehari-hari. Misalnya, notebook premium dapat digunakan untuk mencatat pekerjaan atau agenda pribadi, sedangkan tumbler dapat menemani aktivitas di kantor maupun saat bepergian.

Pendekatan berdasarkan penerima juga membantu kampus menghindari pemilihan produk yang hanya menarik secara visual tetapi kurang bermanfaat. Prinsip ini sejalan dengan pendekatan merchandise yang dimulai dari siapa penerimanya, bukan hanya dari jenis produknya.

2. Gunakan Identitas Visual Kampus sebagai Benang Merah

Gift set alumni gathering sebaiknya memiliki hubungan yang jelas dengan identitas kampus. Elemen seperti warna utama, logo, tagline, simbol, atau karakter visual kampus dapat digunakan sebagai bagian dari desain.

Namun, bukan berarti logo harus dicetak berukuran besar pada setiap produk. Branding yang terlalu dominan justru dapat membuat gift set terlihat seperti merchandise promosi biasa.

Sebaliknya, identitas kampus dapat diterapkan secara lebih subtil melalui pilihan warna, detail kemasan, posisi logo, atau penggunaan elemen grafis khas kampus. Dengan begitu, souvenir tetap terlihat elegan sekaligus mudah dikenali.

3. Pilih Isi Gift Set yang Fungsional

Karena target penerimanya adalah alumni, produk yang dipilih sebaiknya memiliki fungsi setelah acara selesai. Souvenir alumni akan terasa lebih bermakna apabila tidak hanya disimpan sebagai kenang-kenangan, tetapi juga digunakan dalam keseharian.

Beberapa kombinasi yang dapat dipertimbangkan antara lain notebook hardcover dan pulpen premium, tumbler stainless dengan pouch, atau kombinasi notebook, pulpen, dan card holder.

Untuk alumni gathering dengan konsep yang lebih eksklusif, isi gift set dapat dilengkapi dengan produk tambahan yang sesuai dengan anggaran dan karakter acara. Troole juga mengelompokkan produk seperti tas, notes, tumbler, pulpen, payung, dan accessories sebagai bagian dari pilihan merchandise yang dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan.

4. Buat Tema Agar Isi Hampers Tidak Terlihat Acak

Gift set yang terdiri dari banyak barang belum tentu otomatis terlihat menarik. Jika setiap produk dipilih tanpa konsep, paket dapat terasa seperti kumpulan barang yang tidak memiliki hubungan.

Karena itu, tentukan tema sebelum memilih isi hampers. Misalnya, kampus dapat menggunakan tema “Alumni in Every Journey” dengan produk yang mendukung aktivitas alumni setelah kembali ke dunia profesional.

Tema tersebut kemudian dapat diterapkan pada produk, kartu ucapan, packaging, dan elemen visual lainnya. Dengan adanya satu tema, setiap item dalam gift set terasa menjadi bagian dari cerita yang sama.

5. Perhatikan Packaging karena Kesan Pertama Dimulai dari Kemasan

Untuk souvenir alumni premium, packaging memiliki peran yang tidak kalah penting dari isi gift set. Kemasan dapat menjadi bagian pertama yang dilihat alumni sebelum membuka hadiah.

Gunakan box dengan material yang sesuai dengan konsep kampus. Warna kemasan dapat mengikuti identitas visual almamater dengan tambahan elemen seperti logo, tagline, atau ilustrasi khas kampus.

Selain itu, kampus dapat menyertakan kartu ucapan yang berisi pesan apresiasi kepada alumni. Pesan sederhana seperti ucapan terima kasih atas kontribusi dan perjalanan alumni bersama almamater dapat membuat hadiah terasa lebih personal.

6. Sesuaikan dengan Anggaran per Penerima

Gift set premium tidak selalu berarti harus memasukkan sebanyak mungkin produk ke dalam satu paket. Jumlah item dapat disesuaikan dengan budget per penerima.

Dengan menentukan anggaran sejak awal, tim Alumni Relations dapat memilih kombinasi produk, material, teknik branding, dan packaging secara lebih terarah. Cara ini juga membantu menjaga agar keseluruhan paket tetap konsisten apabila jumlah alumni yang hadir cukup banyak.

Konsep penentuan merchandise berdasarkan budget per orang dapat membantu penyelenggara menyaring pilihan produk dan menentukan jumlah item yang lebih sesuai.

7. Jadikan Souvenir sebagai Pengingat Hubungan dengan Almamater

Pada akhirnya, tujuan souvenir alumni bukan hanya memberikan hadiah kepada peserta gathering. Souvenir dapat menjadi pengingat hubungan antara alumni dan kampus setelah acara selesai.

Produk yang digunakan dalam aktivitas sehari-hari memiliki peluang untuk terus hadir dalam kehidupan penerimanya. Ketika sebuah tumbler digunakan di kantor atau notebook berada di atas meja kerja, identitas kampus dapat kembali teringat meskipun acara alumni gathering telah berakhir. Merchandise yang tetap digunakan setelah event memang dapat memperpanjang pengalaman dari sebuah kegiatan.

Penutup

Memilih souvenir alumni untuk alumni gathering membutuhkan lebih dari sekadar menentukan barang yang terlihat premium. Gift set yang baik perlu mempertimbangkan karakter penerima, identitas visual kampus, fungsi produk, tema, packaging, serta anggaran yang tersedia.

Dengan perencanaan yang tepat, hampers alumni dapat menjadi hadiah yang tidak hanya berkesan saat diterima, tetapi juga tetap relevan setelah acara selesai. Identitas kampus pun dapat hadir secara lebih elegan melalui produk yang digunakan alumni dalam kesehariannya.

Untuk kebutuhan gift set, hampers, maupun corporate gift yang dapat disesuaikan dengan konsep acara, Troole dapat menjadi salah satu pilihan partner pengadaan merchandise untuk kebutuhan kampus dan berbagai event profesional.