Souvenir merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan sebuah event perusahaan, terlebih jika event tersebut berskala besar. Tak hanya sekadar “oleh-oleh”, souvenir dapat menjadi media branding, bentuk apresiasi, hingga alat untuk memperkuat hubungan bisnis. Namun, memilih souvenir untuk event besar tidak semudah yang dibayangkan. Diperlukan perencanaan yang matang agar souvenir yang dipilih benar-benar memberikan dampak positif bagi citra perusahaan.
Mengapa Souvenir Penting dalam Event Perusahaan?
1. Kenang-kenangan yang Berharga
Souvenir menjadi pengingat momen spesial dari acara yang dihadiri. Ketika peserta membawanya pulang, mereka akan terus mengingat pengalaman dan suasana event tersebut.
2. Ungkapan Terima Kasih
Memberikan souvenir adalah cara yang baik untuk mengungkapkan rasa terima kasih kepada tamu yang telah meluangkan waktu untuk hadir. Cenderamata yang dipilih dengan baik dapat menciptakan kesan positif dan memperkuat hubungan antara penyelenggara dan tamu.
3. Meningkatkan Citra Brand
Souvenir dengan logo atau identitas perusahaan membantu memperkuat brand awareness. Saat digunakan dalam kehidupan sehari-hari, nama perusahaan akan terus terlihat oleh banyak orang.
4. Menciptakan Keterikatan Emosional
Desain souvenir yang menarik atau bersifat personal dapat menumbuhkan rasa kedekatan antara penerima dan brand, sehingga menciptakan kesan yang lebih dalam.
5. Menambah Nilai pada Acara
Souvenir yang fungsional seperti tote bag, alat tulis, atau tumbler akan terus digunakan setelah acara selesai, menjadikannya pengingat jangka panjang yang memberi nilai tambah pada event.
7 Checklist Praktis Memilih Souvenir Event Perusahaan
Sebelum memesan souvenir, pastikan Anda mengecek 7 hal penting berikut:
- Budget
Tetapkan anggaran secara realistis. Souvenir harus sesuai dengan skala event dan segmentasi peserta. Pastikan harga satuan termasuk cetak logo, kemasan, dan ongkos kirim (jika ada). - Kualitas Produk
Pilih produk dengan bahan yang awet dan finishing yang rapi. Souvenir yang cepat rusak bisa memberi kesan negatif pada perusahaan. - Fungsi dan Relevansi
Utamakan barang yang fungsional, misalnya tumbler, pouch, power bank, atau notes. Produk yang bermanfaat akan lebih dihargai dan sering digunakan. - Unsur Branding
Pastikan logo atau pesan perusahaan bisa dicetak jelas di produk. Branding yang elegan dan tidak terlalu mencolok biasanya lebih disukai. - Jumlah Pesanan
Hitung jumlah peserta dengan margin cadangan (biasanya 5–10% tambahan). Jangan lupa mempertimbangkan VIP atau undangan khusus. - Waktu Produksi dan Pengiriman
Lakukan pemesanan jauh-jauh hari. Waktu ideal produksi souvenir berkisar antara 2–4 minggu tergantung jenis barang. - Kemasan yang Menarik
Packaging berpengaruh besar pada kesan pertama. Gunakan box, pouch, atau wrapping khusus agar souvenir terlihat lebih premium.
Contoh Souvenir yang Tepat untuk Event Perusahaan Besar
Beberapa ide souvenir yang populer dan cocok untuk event perusahaan skala besar antara lain:
- Tumbler Stainless Custom – Tahan lama, ramah lingkungan, dan bisa digunakan setiap hari.
- Pouch Multifungsi – Cocok untuk pria dan wanita, bisa digunakan untuk alat tulis atau perlengkapan pribadi.
- USB Flash Drive dengan Logo Perusahaan – Bermanfaat untuk kalangan profesional.
- Notebook Premium dengan Emboss Logo – Terlihat eksklusif, ideal untuk seminar atau workshop.
- Power Bank Branded – Untuk event yang menyasar eksekutif muda atau profesional yang mobile.
- Payung Lipat dengan Desain Khusus – Unik, fungsional, dan bisa menampilkan branding secara luas.
- Goodie Bag dari Kanvas – Dapat digunakan kembali, menambah nilai estetika dan praktis.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Beberapa kesalahan ini sering terjadi dan sebaiknya dihindari:
- Memesan Terlalu Dekat dengan Hari H – Risiko keterlambatan sangat tinggi.
- Tidak Memastikan Sampel Produk – Produk massal bisa berbeda dari contoh gambar.
- Mengabaikan Preferensi Audiens – Misalnya memberi souvenir terlalu maskulin untuk audiens yang mayoritas wanita.
- Overbranding – Logo besar dan mencolok bisa membuat penerima enggan menggunakannya.
- Mengorbankan Kualitas demi Harga Murah – Produk murah tapi cepat rusak bisa merusak citra perusahaan.
Tips Negosiasi dengan Vendor Souvenir
Agar mendapatkan hasil terbaik dari vendor souvenir, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut:
- Minta Penawaran Terperinci
Mintalah rincian biaya mulai dari harga barang, cetak logo, kemasan, hingga pengiriman. - Bandingkan Beberapa Vendor
Jangan terpaku pada satu pilihan. Lakukan perbandingan harga dan kualitas. - Tanyakan Diskon untuk Jumlah Besar
Vendor biasanya memberi diskon untuk pemesanan di atas jumlah tertentu. - Cek Testimoni atau Portofolio Vendor
Ini penting untuk memastikan vendor tersebut sudah berpengalaman menangani event besar. - Gunakan Perjanjian Tertulis
Pastikan semua kesepakatan tertuang dalam dokumen tertulis sebagai bukti jika terjadi masalah.
Butuh Souvenir Custom untuk Event Perusahaan? Troole Siap Bantu!
Jika Anda sedang merencanakan event perusahaan besar dan mencari vendor souvenir yang berpengalaman, terpercaya, dan fleksibel dalam custom, Troole adalah mitra yang tepat.
Troole menyediakan berbagai jenis souvenir eksklusif yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan branding perusahaan Anda. Dari desain hingga packaging, semua dikerjakan secara profesional.
Klik banner berikut untuk berkonsultasi dengan tim kami!
