Persiapan Agar Seminar
Berjalan Lancar
Tingkat keberhasilan acara seminar dinilai dari berbagai faktor.
Salah satunya adalah faktor persiapan. Sebelum melaksanakan acara seminar, ada
beberapa hal yang harus dipersiapkan agar kegiatan tersebut berjalan lancar dan
sesuai harapan. Berikut ini adalah beberapa persiapan utama dalam sebuah acara
seminar yang perlu diketahui, khususnya bagi Teman Troole yang baru pertama
kali menjadi panitia seminar.
1. Tentukan Tema Seminar
Tema seminar memiliki peran penting dalam menentukan
keberhasilan sebuah seminar. Topik pembahasan yang menarik bisa menjadi salah
satu daya tarik bagi calon peserta seminar. Tema seminar juga menjadi ujung
tombak untuk berlanjut ke tahap selanjutnya dalam menentukan target audience
dan pembicara dalam acara seminar tersebut.
Untuk itu, tentukan dan pilihlah tema-tema seminar yang
menarik dan sedang viral atau menjadi topik pembicaraan yang hangat di tengah
masyarakat.
2. Tentukan Target Peserta
Persiapan seminar selanjutnya adalah menentukan siapa
target peserta untuk mengikuti seminar yang akan diselenggarakan. Dengan
mengetahui siapa
Tujuan dari menetapkan target peserta yang jelas adalah
untuk menentukan siapa pembicara kegiatan seminar tersebut, serta souvenir dan
seminar kit yang akan diberikan nanti.
3. Tentukan Pembicara dan Moderator
Setelah menentukan tema apa yang dijadikan topik
pembahasan utama dan target peserta seminar, maka persiapan selanjutnya adalah
pemilihan pembicara dan moderator. Persiapkan beberapa kandidat yang menguasai
tema seminar. Pilihlah sosok yang familier di kalangan target peserta, agar
mereka makin bersemangat mengikuti seminar tersebut.
Persiapan selanjutnya adalah menentukan moderator.
Seorang moderator juga berperan penting untuk memastikan kelancaran dan kesuksesan
sebuah acara seminar. Moderator bertugas untuk memimpin dan membawakan sebuah
seminar.
Untuk itu, pilihlah seorang moderator yang dapat
membawakan seminar dengan baik, dan memiliki kemampuan untuk membagi
porsi-porsi pemaparan secara pas dan tepat dari setiap pembicara.
4. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Seminar
Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dan harus
dipersiapkan untuk acara seminar, di antaranya adalah, pengeras suara atau
speaker, ayar proyektor, laptop, papan tulis, perlengkapan alat tulis, dan
sebagainya. Peralatan dan perlengkapan tersebut berfungsi untuk menunjang
sarana dan prasarana dalam acara seminar yang akan anda gelar.
5. Mempersiapkan Souvenir atau Seminar Kit
Souvenir atau seminar kit merupakan barang wajib dalam
sebuah acara seminar. Biasanya paket seminar kit ini terdiri dari alat tulis
seperti notebook dan pulpen, lanyard dan ID card, tumbler, tote bag, jam
dinding, flash disk, dan sebagainya. Souvenir atau seminar kit tersebut akan
diberikan kepada pembicara, moderator, dan para peserta.
Ada panitia seminar yang memberikan souvenir yang lebih
eksklusif untuk pembicara dan moderator, dibandingkan souvenir yang diberikan
untuk peserta. Hal tersebut biasanya tergantung dari masing-masing kebijakan
penyelenggara.
Fungsi dari souvenir atau seminar kit ini sangat penting bagi
kelangsungan acara, kesan setelah acara seminar berakhir, serta membangun citra
baik perusahaan atau pihak penyelenggara di mata para peserta dan masyarakat
umum. Selain itu, souvenir atau seminar kit yang diberikan juga berfungsi
sebagai media promosi perusahaan.
Dalam memilih souvenir atau seminar kit, hendaknya tidak
dilakukan secara asal-asalan. Jika memilih souvenir atau seminar kit yang asal
murah dengan kualitas yang juga asal jadi, maka para peserta tidak akan merasa
puas, dan citra perusahaan atau penyelenggara seminar pun akan dinilai kurang
baik.
Untuk itu, carilah vendor souvenir yang terpercaya.
Troole Merchandise Project merupakan solusi bagi perusahaan atau penyelenggara
acara seminar yang sedang membutuhkan jasa layanan pembuatan souvenir,
merchandise, dan paket seminar kit untuk acara seminar ataupun untuk diberikan
kepada klien dan konsumen.
Troole Merchandise Project sudah berpengalaman dalam
memenuhi kebutuhan souvenir dan merchandise perusahaan serta paket seminar kit
selama bertahun-tahun, baik untuk perusahaan swasta maupun perusahaan BUMN yang
tersebar di seluruh Indonesia. Souvenir yang kami hasilkan tidak hanya
berkualitas, tetapi juga berkesan dan bermanfaat bagi para penerimanya.
Silakan konsultasikan kebutuhan souvenir perusahaan atau
acara seminar Anda dengan customer service Troole sekarang juga untuk keperluan
acara seminar perusahaan Anda. Prosesnya sangat praktis, sehingga Anda tidak akan
mengalami kerepotan, dan waktu Anda pun tidak akan terbuang percuma. Anda bisa
mengalokasikan waktu, tenaga, dan pikiran Anda untuk mengurus persiapan seminar
lainnya, sementara Troole yang mengurus kebutuhan souvenir, merchandise dan
paket seminar kit.
6. Menentukan Lokasi
Banyak pihak penyelenggara memilih acara seminar diadakan
di ballroom hotel. Tujuannya untuk mempermudah penyelenggara dalam mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan. Karena biasanya fasilitas tersebut sudah disediakan
oleh pihak hotel. Selain di hotel, acara seminar juga bisa diselenggarakan di
gedung tertentu atau aula. Yang terpenting, pastikan lokasi seminar memiliki
ruangan yang luas dan cukup untuk menampung seluruh peserta seminar.
Untuk itu, pilihlah lokasi yang strategis di tengah kota
yang dapat dengan mudah dijangkau, dan memiliki tempat parkir yang luas. Dan
pastikan juga tempat tersebut memiliki fasilitas penunjang lainnya, seperti
listrik, wifi, toilet, ruangan untuk panitia, ruangan pembicara dan moderator,
dan yang lainnya.
7. Mempersiapkan Konsumsi
Jangan melewatkan persiapan yang satu ini. Apalagi untuk
peserta yang datang dari tempat yang jauh pastinya membutuhkan konsumsi. Selain
itu, untuk acara seminar yang durasinya panjang dan cukup lama, pihak
penyelenggara sangat perlu mempersiapkan konsumsi untuk menjamu peserta beserta
pembicara dan moderator.
Anda dapat menyewa lokasi seminar di hotel jika Anda
tidak ingin repot dalam hal konsumsi. Karena biasanya hotel telah menyiapkan
paket sewa tempat acara seminar beserta konsumsinya. Tinggal disesuaikan saja
saja dengan budgetnya.
8. Melakukan Promosi
Setelah ketujuh persiapan seminar tadi, hal terakhir yang
wajib dipersiapkan adalah promosi. Bagaimana target peserta seminar Anda akan
tahu acara seminar yang akan diselenggarakan jika tidak ada promosi?
Ada banyak cara untuk mengiklankan event seminar Anda,
mulai dari iklan online maupun offline. Iklan online
misalnya saja mengikuti paid promote dari seorang influencer
untuk mempromosikan acara Anda, atau memasang e-flyer di media
sosial. Sementara untuk iklan secara offline, Anda bisa menyebarkan
pamflet, brosur, atau bisa juga memasang iklan di baliho-baliho pinggir jalan.
Itulah persiapan-persiapan yang perlu Anda kethaui sebelum
mengadakan event seminar. Persiapan tersebut hendaknya dilakukan dengan
maksimal agar hasilnya pun sesuai yang diharapkan. Temukan informasi mengenai
tips memilih paket seminar kit yang menarik dan efektif dalam artikel ini https://troole.id/artikel/tips-memilih-seminar-kit-yang-efektif-dan-menarik
